このサンプルミーティングアジェンダは、あなたのミーティングを組織化し続ける
あなたは、諮問委員会を持つことから得ることを期待し、諮問委員会のメンバーが管理 、 マーケティング 、 会計などのさまざまな側面で提供できるアドバイスと専門知識を楽しみにしていることについて、 人材 サービス 、 顧客サービス 、技術など
この最初の会合で、諮問委員会のメンバーに貢献させることを確実にしたいと思います。
問題またはディスカッショントピックの周りで会議を計画する
したがって、すべての諮問理事会のように、最初の会議は、質問や問題を考慮して計画する必要があります。 あなたは問題を目標として述べるのが最も簡単かもしれません。 たとえば、「次の四半期に売上高を25％ 増やしたいのですが、どうすればいいのですか？ あるいは、議論のトピックをより一般的に「 ビジネスコスト を 削減 するにはどうすればいいですか？ 「どのように 生産性 を 上げる ことができますか、あるいはどのようにして顧客サービスを改善できますか？」
関連する背景資料を収集する
ディスカッショントピックを決定したら、諮問委員のメンバーが必要とする資料を収集します。
これが初めての諮問会議であるため、ディスカッショントピックの背景を示すチャート、グラフ、ファクトシートなど、ディスカッショントピックに関連するビジネスプランとその他のドキュメントを含める必要があります。
可能であれば、これらの文書のコピーを2週間前にすべての諮問理事会メンバーに送付し、議題のコピーを提出する必要があります。
ミーティングアジェンダを作成する
以下は、最初の諮問委員会会議で使用する予定のアジェンダ（効率的にミーティングを実行するためのコメント付き）の例です。
各アジェンダ項目のタイミングが合っていることに注意してください。 あなたのミーティングにタイムスケジュールを作成し、それに固執することで、あなたのミーティングが邪魔にならず、トピックディスカッションを刺激することができます。
ミーティング議事録を録音する準備をする
会議の議事録を録音するための準備も必要です。 これを自分でやろうとしないでください。 あなたは完全に参加することができる必要があり、リスニングと貢献はフルタイムの仕事です。 出席して幹事になれる人がいない場合は、諮問委員会のメンバーに会議の記録を許可するように依頼してください。
リフレッシュメントを利用可能にする
飲み物を用意することをお勧めします。 コーヒー、紅茶、水、ジュース、フルーツやマフィンなどの健康スナックは素敵なものです。 あなたの最初のミーティングの後、あなたは飲み物と軽食のための出席者の好みを感じ取り、次のミーティングに応じてそれを計画することができます。
リラックス！
とりわけ、あなたのプレゼンテーションについて心配しないでください。 あなたは、あなたの会社のビジョンと希望を分かち合い、アドバイスを求めることができます。
あなたの長年の目標は、あなたの諮問委員会メンバーとの信頼関係を確立することです。代わりに、あなたの諮問委員会メンバーが、彼らが聞いたことを感じて、あなたの会社の経営陣に貢献した次の理事会会を楽しみにしています。
このサンプル諮問委員会会議の議題にコメントを入れて、会合のプロセスを案内しました。 このアジェンダを自由に印刷してニーズに合わせて調整してください。テキストを選択し、コピー/ペーストを使用してWord、Excelなどのオフィス文書に直接コピーすることができます（Windowsを使用して、 CTRL-Cを押してコピーし、CTRL-Vを押してペーストする）。
あなたの会社名 - （記入）
議題
日付 - （塗りつぶし）
場所 - （記入）
| 開始/終了時間 | アクティビティ |
| 10：00〜10：05 | 紹介 （あなたの諮問委員会のメンバーが出会っていないと仮定し、あなた自身とすべての理事会メンバーを紹介し、彼らの専門知識の概要を説明してください）。 |
| 10:05 - 10:10 am | なぜアドバイザリーボードですか？ （諮問委員会がどのように運営されているか、諮問委員会があなたの会社に提出することを期待する援助の簡潔な記述）理事会の会合の頻度などの詳細を記入してください。 |
| 10：10〜10：20 am | 質問 （存在する場合は、諮問委員会がどのように運営されているか、どのように貢献することが期待されるかを理事会メンバーに尋ねる。 |
| ディスカッショントピック：（質問/問題文をここに挿入してください） | |
| 10：20〜10：25 am | ディスカッショントピックのプレゼンテーション （トピックの歴史の概要と、それが現在企業にどのような影響を与えているか、この時点であなたの意見や解決策を提示しないこと） |
| 10:25〜11:35 am | 討論 （あなたはこの段階でアイディアを流したままにしたい、この時点でアイデアを拒否したり、却下したりしないでください。あなたのアイデアや意見も投稿してください。） |
| 11:35 - 11:50 am | 提案/決議 （グループが聞いたアイデアを評価し、最高の "ソリューション"を選ぶ） |
| 11:50 - 11:55 am | 概要 （トピック、ディスカッション、グループの結果を要約して、あなたが何をする予定かを教えてください。） |
| 11:55 am | 延期 |
次の会議の日付 - （記入）
このタイムスケジュールを使用する場合、これはあなたの諮問委員のメンバーを良いランチに連れて行く素晴らしい機会です（特に、会議中に軽食が提供されていない場合）。 会議は終わり、昼食は主に社会的な会合であるべきであることを忘れないでください！
ミーティングを短くする
2時間以上実行される諮問委員会の会議は決して行うべきではありません。 ほとんどの人にとって、2時間は十分な長さで、手元の仕事に彼らの完全な注意を払うことができます。
これまでのディスカッションの話題を見直して今後のミーティングを開始する
今後の会議では、前回の会議で話したトピックについて、あなたが何をしたのかを再検討し、諮問委員のメンバーのあなたの行動に関するコメントを招待してください。
「出会いと挨拶」は邪魔にならないので、今後の諮問委員会では2つのディスカッショントピックが必要になるかもしれません。 あなたは2時間のフォーマットにうまく収まると思うならば、あなたは3つを持っているかもしれません。 しかし、決して3つ以上を持つべきではありません。