あなたの発信電話をより生産的にする方法と時間を短縮する方法
しかし、私たちが話したい人たちに電話して話しかけるだけで、私たちは何を言いたいのか、何を話したいのですか？
私たちがどんなに 生産的な ことができるか、そして他のことをやらなければならない時代を想像してください。
さて、私たちはすることができます - それはすべての準備を事前に少しです。
時間管理電話の発信のヒント
- 彼らがサプライヤー 、正規の顧客 、 請負 業者のいずれであろうと、私たちの多くは同じ人を繰り返し呼びます。 連絡先情報を時間を節約した詳細に更新しておくと、利用できない人に手を差し伸べる時間を無駄にすることはありません。
たとえば、あなたが到達したいと思う特定の人が毎日午後1時から午後2時まで昼食を取ることを知っているなら、この時間に彼女に電話しようと時間を無駄にするのはなぜですか？ - 電話で定期的に電話をかける人の番号を設定します。 私はこれをやっていない人に驚いています。あなたが数字を見ていないときに救って、それを打ち抜くのはまったく素晴らしいものです。
- あなたの発信通話を計画してください。 電話する前に、通話の主な目標とカバーしたいキーポイントを書き留めます。 これは、あなたが電話をしているときのポイントに固執し、カバーしたいすべてのものをカバーして、通話中に時間を節約し、何かを忘れてしまったために電話をかけるのを避けるのを助けます。
- 連絡先データベースに入力された人に電話をかけている場合は、電話をしたときに相手の情報が必要です。 デスクトップコンピュータ、モバイルデバイス、ローロデックスのいずれを使用していても、通話中に大きな記憶力を発揮します。 さらに、顧客の夫の名前などを検索する必要がない場合は、通話中にメモを作成してさらに時間を節約することもできます。
- もちろん、通話中にメモを付ける（または電話で話している間に何かをする）場合は、優れたスピーカーフォンまたはヘッドセットが不可欠です。 あなたの手を解放することは、多くの時間を解放することができます 。
- 相手の留守番電話やボイスメールにアクセスする場合は、電話番号を2回入力する完全なメッセージを残し、電話をかけている理由を述べます 。 たとえば、「これは（電話番号）のSusan Wardです。あなたのプロジェクトの見積もりについて話し合うために電話しています。今日の午後（電話番号）に私に連絡することができます。
あなたの番号を2回入力すると、メッセージの受信者はメッセージを再生しなくても、正しく受信し、書き留めておくことができます。 - 電話の強制を諦めないでください 。 あなたが誰かに手を差し伸べようとしているときに、そうしていないときは、おそらく30分ごとにコールバックするのが魅力です！ しかし、適切なメッセージを伝えたら、繰り返しメッセージを残して時間を無駄にする必要はありません（また、留守番電話や留守番電話をいっぱいにする）。 次の営業日まで、電話をかけている人にコールバックするのに妥当な時間を与えます。
- 可能であれば、あなたの通話をスケジュールし、それらをすべて1つの時間枠でまとめます。 私たちの大部分は、マルチタスキングにはあまり適しておらず、1つのタスクから別のタスクに前後に反転しているときに大きな 生産性 を失います。 あなたが特定の日に行うダースコールがある場合は、1つまたは2つを作成してから1時間後に別の3つのコールを行い、その後45分後にもう1つのコールを1時間以内に行う方が効率的です。
- 可能であれば、あなたの発信電話を予約してください。 あなたが最初に誰かに電話をかけたときに急いで電話しないときは、なぜ自分が電話しているのかを伝え、話すのが便利な時間か、それを話す時間を予約したいかどうか聞いてください。 その時、あなたは彼女に電話をするよう手配してください。 これにより、その場で時間を節約できるだけでなく、その人に電話したときの時間を節約することができます。これは、元々あなたが呼びかけた問題について話し合う準備ができているからです。
- 可能であれば、あなたの発信電話を「プライムタイム」にする。 調査によると、朝早くオフィスに来る人が増え、午前8時から午前11時の間に人が集まるようになった