適切なビジネス電話の挨拶であなたの電話に答えてください。
たとえば、電話に応答すると、「Cypress Technologies。Susan speak。私はあなたをどのように助けることができますか？ これは、発呼者にビジネスに到達したことを知らせるだけでなく、「このCypress Technologiesですか？」やアイドルチャットチャットなどの探索的な質問に時間を節約し 、質問に答えるために彼に負担をかけます。
あなたが話すにつれて考え、優先順位をつけます。
コールは今すぐまたは後で処理するのが最善ですか？ 企業が受ける電話の多くは、「あなたはどれくらい遅れて開いていますか？」などの簡単な質問に簡単に回答できます。 しかし、他のものは、より複雑で時間のかかる回答が必要です。 そのような場合は、発信者にその旨を伝え、いつ呼び戻して話し合うのが便利なのか聞いてください。
パラフレーズと要約を使用して通話を維持する。
電話で相手の話をしたいと思っている人と話したいのであれば、「私があなたの言うことを聞くのは...」または「キーポイントは...」などのように言います。または「あなたが言っていたものの公正な要約を挿入していますか？」 チャットを拒否する人とは喋るのが難しいです。
あなたと発信者が合意した行動のまとめで各コールを閉じる
ほとんどの場合、これはほんの数秒で完了しますが、エラーや二重チェックの必要性を避けるため、時間を節約できます。 たとえば、クライアントとの会議を開催している会話の後に、「良い。
私は明日の午前10時にあなたの事務所で（場所を挿入して）お会いしましょう。
電話でメッセージパッドを保つので、通話中に詳細を記入することができます。
これは当時の良い時間管理だけでなく、通話に集中するのを助けますが、後で特定の会話の詳細を見つけたりレビューしたりする必要がある場合は、時間管理の助けとなります。
顧客と顧客に電子メールオプションを与える
彼らの多くは、あなたのメールアドレスが何であるかを知っていれば、電話ではなくあなたに連絡するためにメールを使用します。 あなたの会社の電子メールアドレスがあなたの名刺とあなたのウェブサイトで顕著であることを確認してください。 電子メールアドレスをお持ちの場合は、現在のクライアントおよび顧客に電子メールを送信し、電子メールオプションについて言及し、コミュニケーションを改善する手段として提示します。
技術を使ってあなたが費やしている時間を管理する電話に応答する
少なくとも、留守番電話とボイスメールが必要です。 これらを適切なビジネススクリプトで設定し、オフィスにいないときに電話に応答したり、途切れない何かに取り掛かる必要があります。 次に、毎日これらの電話メッセージに応答する時間をスケジューリングします。 時間管理の面では、電話をまとめてグループ化することで貴重な時間を得ることができます。
あなたが自宅のビジネスを実行している場合は、別のビジネス電話やラインを入手する
独自の「ビジネスオンリー」の留守番電話やボイスメールを備えた2番目の「ビジネス専用」の電話が必要です。 これはよりプロフェッショナルなだけでなく、メッセージを巡回してビジネス関連のものを決定するのにかかる時間を節約します。
人が電話に応答するのは常にベストです
マシンを拾うか悪化すると、自動音声対話（IVR）システムは本当に止まってしまい、人々がメッセージを残したり電話をかけたりしなくても、ビジネスに負担がかかります。 着信電話に応答することがあなたの一日の間に非常に多くの時間を費やしている場合は、受付係またはプロの応答サービスを利用して電話に応答することを検討してください。 他の誰かにそれをさせるコストは、あなたの生産性の向上とより良い販売によって相殺される以上のものかもしれません。
あなたの電話で掲示されるよくある質問の執筆スクリプトを保つ。
回答を検索する必要がない場合や、電話に応答する際に特定の要求に答える方法を考える必要がない場合は、時間を節約できます。
電話のヒントまとめ
覚えておいて、電話はビジネスツールであると考えられています。あなたの仕事の日を支配する時間の浪費ではありません。 これらの時間管理のヒントに従ってインバウンド通話を処理することで、時間管理の効率化、生産性の向上、電話機の適切な場所への復帰を支援し、ビジネスを実行するのではなくビジネスを実行するのに役立ちます。