長期および短期間の文書
レコードを保持する4つの理由
- それはあなたの税金を提出することをはるかに簡単になります。
- 記録されたすべてがあれば、あなたはお金を節約できます。
- 正確なクレームを提出していることを確認するのに役立ちます。 推測するのではなく、「契約者に1,000ドルを支払ったと思う」とスプレッドシートをすばやく引き上げると、7月17日に850ドルを支払ったことがわかります。
- 税務申告書の項目に関する監査を受けている場合、またはIRSに質問がある場合は、請求をバックアップする証拠があります。 この文書がない場合は、証拠を探すために時間と費用を費やすことになります。 さらに悪いことに、領収書を提示できない場合、あなたの請求は尊重されず、追加の税金や罰金を支払わなければならないことさえあります。
どのようなレコードを追跡する必要がありますか？
短い答えはあなたがすべてを把握する必要があるということです！ IRSは、 中小企業 、特に連続した年の損失を示す監査のために知られています。 さらに、多くのIRSエージェントは、不動産投資家に適用される税務上のニュアンスを理解しておらず、あなたの提出を疑問視する可能性が高くなります。
IRSがあなたの商品に質問した場合、あるいは日常業務の中でさえ、誰かが支払いを質問しようとした場合には、証拠を持っている必要があります。
保持する必要のある2種類のレコードは、永続レコードと短期レコードです。
1. 永続的な記録
これらは、無期限に保管しておきたい文書です。
恒久的な記録の例は何ですか？
これらは、現在の課税年度をはるかに越えて、あなたにとって重要で貴重な文書です：
- すべてのテナントリース。
- あらゆる種類の法的文書 - 罰金、検査報告書、裁判所の出現。
- 不動産にあなたが出した許可の種類。
- あなたが償却するもの - 財産や改善など。
- 貴社がLLC 、 LP 、 S Corporation、またはその他の会社に所属している場合は、これに関連するすべての記録を保持することをお勧めします。
- 保険。
- ローン文書 - 抵当権など。
- 過年度の税金。
- プロパティのタイトル/行為。
2. 短期間のレコード
短期間では、私は数ヶ月を指していません。 あなたは最低5年間あなたの税金を請求するのに十分な重要な書類を保管しておきたいでしょう。 その後どのくらいの期間あなたの快適さのレベルに依存します。 あなたが監査または訴訟を起こした場合に役立ちます。
短期間の記録の例は何ですか？
特定の課税年度の所得または経費としてカウントされるもの：
- あなたのビジネスや財産の広告費用。
- エンターテインメント費用 - 現在または将来の顧客のディナーやランチなど。
- モーゲージおよびビジネス用のクレジットカードに支払われた利子。
- 法律/職業報酬 - 会計士、弁護士、保険代理店、不動産業者向け。
- オフィス費 - インターネット、ビジネスのための2番目の電話回線、事務用品、ホームオフィスがビジネス専用に使用されている場合は、ホームオフィスの控除。
- 受け取った賃貸料。
- 修理が行われました。
- 保安預金を受け取った.-テナントのリースが終了したとき、 保安預金の一部を残している場合は、それを収入として記録する必要があります。 あなたが修理費を支払うためにその一部を保つければ、あなたが修理に費やすお金はあなたの税金を控除することができる費用とみなされます。
- ビジネスの旅費 - 賃貸活動のためのマイルなど。
- ユーティリティーを支払った。
- 従業員または独立系請負業者に支払われる賃金。
私は自分のレコードをどのように追跡するべきですか？
すべてのレコードのデジタルコピー（コンピュータ）とハードコピー（ペーパー）を保管してください。
1. デジタルコピー
スプレッドシートやQuicken Rental Property Managerなどのプログラムを使用して、収入と経費を追跡したい場合があります。
あなたは収入が来るか費用が発生するとすぐにこれを行うべきです。 できるだけ詳細な情報を含めることが望ましいでしょう。
- 日付、
- 時間、
- それが誰に支払われたのか、誰があなたに支払ったのか、
- 収入または費用の性質
- 量。
- 支払額や発生額（現金、小切手番号、クレジットカード、郵便為替など）も含めることができます。
詳細レベルは、使用または作成するソフトウェアによって異なります。 いくつかのプログラムはあなたの銀行口座に直接リンクし、あなたの所得と経費を記録します。
安価なプログラムを選んだり、個人のスプレッドシートに記録を残したとしても、各物件ごと、費用の種類ごと、別々の収入タイプごとに個別の記録を設定する必要があります。 要点は、取引の時点で可能な限り多くの情報を記録することで、将来的に財務報告書を簡単に作成できるようにすることです。
あなたはいつもCD、外付けハードドライブ、雲の中、そして紙のコピーでそれらをバックアップするべきです。 毎月末および/または年末にプリントアウトする必要があります。
2. ハードコピー
最も重要な書類があることを確認したいと思うでしょう。 可能であれば、難燃性ファイリングシステムや金庫に保管したいと考えています。 すべてのファイルに十分な大きさのファイルが見つからない場合は、このボックスのプロパティにタイトルなど、最も重要なものを保存したいと考えています。 年ごとにすべてを分類し、アルファベット順に並べ替えて検索しやすくします。