問題が発生する前に何をすべきか
あなたの苦情処理システムは何ですか？
苦情をより簡単に処理するには、メンテナンス要請に注意する必要があるときにテナントが従うことができるシステムを用意する必要があります。
あなたが行くことができる2つの基本的な方法があります：
- 正式な請求：一部の家主は、テナントに正式な手続きを通じてメンテナンス要請を提出させる方が望ましいです。 このプロセスは、 リース契約の一部として明確に記されていなければなりません。
このプロセスには通常、何らかの書面による要求が含まれます。 要求には、通常、次の情報が含まれます。- テナント名
- 住所
- ユニット番号
- 電話番号
- 苦情の日付
- 苦情の種類
- 申し立ての説明
- 特別なお願い
- オンラインフォーム - あなたの不動産投資のウェブサイトがある場合は、メンテナンスリクエストのためのエリアを追加することを検討することをお勧めします。 テナントは単にあなたのウェブサイトに行き、フォームに記入して送信しなければなりません。
または - ペーパーフォーム - これは、テナントがあなたにスキャンして電子メールを送ったり、ファックスしたり、手渡ししたり、あなたがそのような要求に専念したある種の郵便箱に置いたりするハードコピーです。
また、冬季にパイプが破裂したり熱がなくなったりするなど、直ちに注意が必要なメンテナンス要請があった場合には、通常の営業時間後にテナントがあなたに連絡を取る能力を持つ緊急時手続きを行うようにしてください。
- 非公式の要求：家主にとってもう一つの選択肢は、非公式の要求です。 このタイプのリクエストでは、テナントが保守上の問題を抱えている場合、希望する通信形態に応じて、単にあなたに電話をかけたり、電子メールを送ったりして状況を説明します。 電話のリクエストは、あなたが設定した通常の営業時間内に行われます。緊急でない場合は、緊急時の手順に従います。
誰がメンテナンス要求を処理しますか？
メンテナンスの苦情や要請を処理する担当者を決定しなければならないため、苦情が巻き起こったときにガードされないようにしてください。テナントは、問題が発生したときに連絡を取る必要がある人物を知る必要があります。
- あなた ：メンテナンス要請を処理する責任はありますか？ あなたはそのような要求のためにテナントがあなたに連絡するのが快適ですか？ あなたはそのような要求のためにテナントのアパートに快適にはいられますか？ 配管や電気修理の知識ベースとスキルがありますか、または専門家を雇う必要がありますか？
これらのメンテナンス要求を自分で取ることに決めた場合は、あなたのスキルセットを認める必要があります。 ドアノブを修理する方法、メインの水バルブを止めて床をタイルする方法を知っているかもしれませんが、パイプのはんだ付け方法や配線式煙探知器の取り付け方法は分かりますか？ 最初からあなたの限界を理解することが重要ですので、自分では対処できない修理を適切に計画することができます。 - プロパティーマネージャー ：メンテナンスリクエストを処理するためにプロパティーマネージャーを雇いますか？ メンテナンス要請の実施が快適でない、または単にメンテナンス要請に気を配りたくない場合は、不動産管理会社を雇い、そうすることができます。 スタッフは、熟練したハンディー・チームをスタッフに派遣するか、またはこれらの要請を行うために外の請負業者を雇う予定です。 それはより高価なオプションですが、継続的なメンテナンス要求に対処することの頭痛を軽減し、より生産的な取り組みに割り当てる時間の機会費用を節約します。
- 他人 ：あなたがスキルを持っていない場合、 テナントの苦情を処理するための知識や欲求がなく、不動産管理会社を雇うためにお金を費やしたくない場合は、不動産を混乱させることはできませんこれらの問題を処理する人がいなければなりません。 このオプションを使用すると、月額給料を支払うことはありません。 むしろ、発生した個々の問題を世話するために支払うことになります。
あなたの研究を行い、あなたの地域の修理業者と請負業者を見つけなければなりません。 あなたが探してみたいです：
- ハンディーマン - 基本的な修理を担当する者。
- 電気工事 - 電気の問題を誰が処理するか。
- 配管工 - パイプと排水の問題に取り組むことができます。
- 遅い夜と週末 - これらの人が利用できる時間も知っていることを確認してください。 彼らが奇数時間で利用できない場合、あなたは誰かがいることを確認する必要があります。 あなたは午前2時にハワイで新婚旅行をしているときに、バックアップ修理師を熱狂的に探していることは望ましくありません。
- 緊急連絡先 - 地元の消防署、警察署、毒コントロールセンターの番号を手元に置いてください。