ソース文書で見つかった重要な情報について学ぶ
ソース文書が重要な理由
ソース文書は、財務取引が発生した証拠であるため、 簿記および会計処理に不可欠です。
会社が監査されている場合、ソース文書はアカウンティングジャーナルと総勘定元帳を明白な監査証跡としてバックアップします。
ビジネスのためのソース文書を保持することは、個人所得税の税額控除可能項目の領収書を保管することと同じです。 あなたの税金が監査されている場合、あなたはそれらの購入をしたという証拠を提供します。 あなたのビジネスにも同じことが当てはまりますが、ビジネスでは領収書には税額控除可能な経費のみを保有しません。 すべての金融取引について、元の書類を保管します。
ソース文書が提供するもの
ソース文書には、取引が行われた取引金額、取引の目的、取引日など、取引のすべての基本的な事実が記述されています。
一般的なソース文書の例をいくつか示します。
- キャンセルされた小切手
- 請求書
- 現金書留
- コンピュータ生成領収書
- 顧客払い戻しのためのクレジットメモ
- 従業員タイムカード
- 預金伝票
- 注文書
ソース文書を扱う方法
ソース文書は、取引後できるだけ早く適切な経理ジャーナルに記録する必要があります。 記録後、すべてのソース文書は、必要なときにいつでも取り出すことができる何らかの種類のシステムに保管しなければなりません。
場合によっては、問題のソース文書があなたの管理下に残っていることを判断できるように保管管理を提供することも重要です。
ソースドキュメントとコピー
ほとんどの場合、ソース文書のコピーは法的に認められています。 例えば、内国歳入庁は、1997年以来、領収書の写しを受け入れているが、読解可能で、原本にあるすべての情報を含んでおり、スキャンプロセスの限界内で、元の。
購入した物件を特定し、支払った価格がサプライヤーの名前なしでスキャンされた品目レシートは、資格がありません。 元の領収書のすべての情報を提示した文書で、WordまたはExcel形式で再入力された文書も対象となりません。
IRS基準（完全で判読可能で元の正確な複製）は、多くの企業や政府機関で使用されている標準と同じです。 しかし、他の機関は、これらの一般的な要件に加えている。
たとえば、ワシントン大学では、300dpi（dots per inch）以上の密度でスキャンされた元の原稿のコピーをPDF形式またはTIFF形式で表示することができます。 JPEGコピーは受け付けません。
保管を容易にするために経理または法律文書をスキャンする予定の場合は、関係機関に確認して、使用する形式の文書を確実に受け入れるようにしてください。