チーフになる
ほとんどのイベントは、いくつかの異なる部門間の共同作業ですが、その日の終わりには、全体の生産を監督するリーダーが1人必要です。 チームの各担当者は専門分野に焦点を当て、境界の重要性を理解する必要があります。 プロジェクトの初めから主任プランナーとして自分自身を特定する。 情報の流れの重要性をあなたの同僚に説明し、プロトコルが無視されたときにどうなるかを説明します。 誰も問題の作成に責任を負うことを望んでいないので、第1日の内部対話のルールを説明してください。
委員会を組織する
ここでの目標は、責任が何らかの方法で交差することになる労働者をペアにすることです。 たとえば、マーケティング部門はオーディオビジュアルチームと同じ委員会に参加し、すべてのグラフィックスとロゴが正しく表示されるようにする必要があります。 当然一緒に作業する必要があるチームを作成すると、シャッフル中に失われがちな冗長な電子メールの多くがなくなります。
各委員会の連絡先を1つ選んで、最近の状況を報告してください。
締め切り
これまでに締め切りを先送りすることで、関係するすべての人のストレスを軽減できます。 締め切りの価値を強化するには、各委員会の作業がすべてを一緒にするためにどのように使用されるかを示すフローチャートを作成します。
従業員は、通常、他の部署が回答を待っていることを知ったときに、よりよく対応します。 この情報を共有することは、プロセスを透過的に保ち、否定的な行動を用いることなく責任を強調する。
役員に情報を伝える
あなたが幹部指導者にアイデアを提示する準備が整うまで、舞台裏で作業することが最大の間違いです。 ごくまれに、もしあなたが自分の事務所の中に入って、あなたの出来事の何らかの側面を変えなくても残しておいてください。 計画プロセス中に定期的に会議を開催することで、この不満を解消してください。 プロジェクトの途中で変更を加えるほうが、最後を回るのではなく、はるかに簡単です。
あなたのベンダーに連絡する
一見無害な間違いは、 ベンダーとの二次的なコミュニケーションである可能性があります。 これは、協力者がベンダーに直接連絡して、あなたが気づいていない計画の詳細を共有する場合に起こります。 これらの側面の会話の結果は、イベントがどのように一緒になるかに大きな影響を与える可能性があります。 これを防止する唯一の方法は、仕入先が他の従業員からの注文を制限することです。 最初は厳しいと思われるかもしれませんが、すべての情報があなたを通って流れることを知っていると、もっと簡単に眠ります。
プロアクティブアップデート
イベントの主催者は、受け取った情報を多く共有する必要があります。 イベントの詳細を概説するマスタープランニング文書を保管し、すべての委員に毎週更新を送信してください。 あなたのコミュニケーションを短くしてポイントに留めておいてください。 毎週あなたの電子メールの更新情報で誰もがメモを読むようにしたいが、あなたが絶え間なく慌てていたら、すぐに注意力を失うだろう。
イベントの情報フローを管理するには、部門間通信と同じ手順が必要です。 誰もが責任を認識し、関係するすべての関係者と重要な更新情報を共有してください。 重要な違いは、あなたがプロジェクトのCEOであることです。 あなたの役割は、すべての詳細を管理し、各部門のニーズを満たす共有のビジョンに変換することです。
成功の基盤は、すべての情報が同じ方向に流れることを確認することです。