Y-MEの母の日のイベントの計画と実行で学んだ教訓
スペシャルイベントプランナー、特に非営利団体の方々は、屋外の資金調達イベントを企画することは素晴らしいアイデアだと認識しています。 他の地域の募金のアイデアのように、これらのタイプのイベントは、今年の 募金イベントが 終了した直後に、来年のイベントの計画が始まることを要求しています。 イベントを報告し、何がうまくいったのか、そしてイベントがチームの心の中でまだ新鮮な間に改善できることについて話し合うことは重要です。
成功と改善について議論することで、これらの機能が来年のイベントに追加または強化されるようになります。 このような積極的な計画は、スポンサーにとっても価値をもたらします。 そして必然的に、成功したコミュニティウォークはすべて、年々成長し、拡大していくことを望んでいます。
そのようなイベントを開催することの第一の目的、すなわち資金調達に集中することが重要です。 以前にコミュニティウォークを開催していたイベントプランナーにとって、ウォーキングが終わった後、計画にとって最も重要な時期の1つが実際に発生します。 シカゴのY-ME乳がん組織が主催する母の日のイベントを舞台裏で見ていきます。
Y-ME母の日乳がん募金活動
Y-MEは、1979年に2人の乳がん生存者によって設立されました。非営利組織は、乳がん患者の多言語国家乳癌ホットラインプログラムで最もよく知られていました。
同プログラムは、訓練を受けたピアカウンセラーである乳がん生存者によって全員が雇用された、唯一の24時間フリーダイヤルのホットラインとして有名です。 しかし、同組織はまた、プログラムやサービスを支えた母の日に、毎年恒例の募金会を開催しました。 戻る2007年、Y-MEは12都市から約43,000人の歩行者と700万ドル以上を調達しました。
2008年までに、15都市が参加しました。 残念ながら、Y-MEは2012年に閉鎖しましたが、年次募金活動の遺産は引き続き非営利のイベントプランナーにとって素晴らしいケーススタディです。
Y-MEの資金調達の成功の多くは、計画立案のための組織的なアプローチによるものであり、最も重要な目標を先ず目にしていくことができます。 組織の前回のスペシャルイベントディレクターのリズ・クルグ氏は、2007年の記録年を経てこのことを語りました。「私たちは、計画の過程で様々な時点の計画を立てています。 だから、私たちは成功するために最も重要なポイントを時間内に促進するための措置を講じるつもりです。 たとえば、初めてイベントを開催する都市では、人々が戻ってきたい場所や場所があることを確認することに焦点を当てる必要があります。 クラフトとY-MEのイベント企画チームがこのような成功を収めたイベントをどのように開催したかを見てみましょう。
計画ステップ1：数値の分析
コミュニティウォーキングや同様のイベントを開催するには、いくつかの異なる目的が必要ですが、最終的には、イベントを主催する協会や慈善団体がその原因のために資金を調達しています。
したがって、次のイベントを計画するための最初のステップは、現在のイベントが終了したときに発生し、その作業の大半は「数値」を取り囲んでいます。
「イベント終了後の数字を綿密に見てきました。」とLiz Klug氏は説明します。「私たちは今年と前年をどのように比較しましたか？ 私たちは参加者の経験を見ました。 スポンサーシップのカテゴリーを評価しました。 私たちはイベントに関する即時のEメールに応えました」イベントプランナーは、今年のイベントに関係するすべての人々が来年も継続することを確実にするために、即座に取り組みます。
Klugも詳細を掘り下げた。 彼女の評価では、配布されたTシャツの量に参加したボランティアの数からすべてを調べました。 その後、彼女は来年、多かれ少なかれ必要があるかどうかを尋ねるだろう。
計画タイムライン
地域の募金活動を計画している人々にとっては、さまざまな時にどのような措置を取るべきかを知ることが重要です。
ほとんどの非営利団体は、イベントの成功を導くために多くのスタッフとボランティア委員の豪華さを持っていません。 しかし、企画者は市の市長室と公共事業部と緊密に協力して、公的なカレンダーでイベントを開催する必要があることを認識しています。
Klugは、昨年の数字を分析した後の最初のステップは企業の採用に焦点を当てることを示唆しています。 イベントが新しいプログラムでない場合、今年のイベントが終了した直後に、来年のイベントの企業支援を得ることが重要です。 「イベントのまとめレポートを配信したときにスポンサーシップを更新することに力を入れました。 彼女はまた、募金イベントとしてコミュニティウォークを組織することに関心のある企画者のために、以下のハイライトを提供しています：
- 企業スポンサーを特定する
- ウォーキングチームプログラムを開発する
- イベントの活動を決定する
- 歩く募集を始める
- イベントのロジスティクスを終了する
- イベントを開催する
- 「ありがとう」イベントを開催
- 後続のイベントを評価して開始する
Y-MEは、ロジスティクス要件の多くを処理するために、外部の物流会社を雇用する予定です。 しかし、最も有益なのは、オンライン登録システムを導入することでした。
オンライン登録システムの成功
Y-MEはオンライン登録にウェブを使用することの重要性をすぐに知り、オンライン登録と資金調達のための技術の使用を強く主張しています。
彼らは、2003年のレース・ウェブサイトとしての役割を果たすために、オンライン構成関係管理システムに投資しました。 このタイプのシステムは、ボランティアが寄付やその他の関与のための個別の控訴を行うための個人的なウェブサイトとして機能します。 情報を1つのデータベースに取り込み、チームキャプテンを歩いてメンバーを奨励するためのツールとして機能します。
オンライン参加者は4,000人から11,594人に増加しました。 オンライン寄付金は5,000から19,650に増加しました。 Y-MEチームは、これが235万ドルの目標達成に貢献したと信じていましたが、この技術は管理コストを約20,000ドル削減しました。
そのようなシステムは、組織がレースデーそのものを超えて構成員にフォローアップし続けることを可能にする重要なコミュニケーションツールとしての役割も果たします。
レースデータイムライン
コミュニティウォークは、午前中に最も頻繁に予定されています。 看板と場所の複雑さによっては、イベントのセットアップは通常、イベントの1週間前に開始され、ほとんどのアクティビティは歩いて2日前に行われます。
Y-MEが年次募金イベントを計画しているとき、チームは通常、散歩を開催した場所を制限しようとします。そのため、道路を閉鎖するような特定の作業を実行するために相当な時間を要しませんでした。 彼らの歩行は一般的に非競争であったため、より競争の激しい競争環境に必要な要件を考慮する必要はありませんでした。
レース・デー自体のスケジュールは、通常、次のように流れました。
- イベント企画チーム到着（徒歩2.5時間前）
- ボランティアチェックイン（徒歩2時間前）
- スポンサーのチェックインとセットアップ（徒歩2時間前）
- 登録開始（徒歩1.5時間前）
- スタートライン設定（徒歩30分前）
- オープニングセレモニー（徒歩10分前）
- レースが始まる
- メインステージエンターテイメント開始（徒歩1時間後）
- 公式メインステージ備考（歩行終了後、1.5時間表示）
- プログラムは公式に終了します（徒歩3時間後）
- イベントブレークダウンの開始（イベントが公式に終了した後）
コミュニティウォークまたはランニングの計画のヒント
コミュニティウォーキングや初めての開催に関心を持つ団体には、 成功を収めるためにいくつかの提案があります。