これらのヒントを使用してプロフェッショナルビジネスレターをフォーマットする
適切なビジネスレターフォーマット
米国のビジネスレターは、4つの一般的な書式を使用します。 他の国では、日付が別のスタイルで構成されているなど、バリエーションが異なります。
適切なビジネスレターフォーマットはすべて使用できますが、ブロックが一般的です。
ブロックレターフォーマット：共通のブロックレターフォーマットは、すべてのテキストが左マージンと同じになるようにフォーマットされます。 段落は二重に区切られ、すべての行テキストは一重に区切られます。 マージンは、1インチの標準ワードプロセッサ設定です。 （ブロックレターフォーマットのイメージを参照）。
セミブロック文字書式：セミブロックの場合、セミブロックと代替ブロックの唯一の違いは、本文テキストを左揃えにするのではなく、各段落の最初の行をインデントすることです。
代替ブロック文字フォーマット：代替ブロック文字フォーマットは、ページの左側に戻りアドレス、日付、終了、名前、タイトルおよび署名を移動する。
簡略化された文字書式：この書式はブロック文字の同じプロパティを取りますが、挨拶や挨拶は削除されます。 受取人の性別が男性か女性か、または夫人かミスかわからない場合に役立ちます。
ビジネスレターのセクション
- 返信住所： 会社のレターヘッドがある場合は、このセクションをスキップできます。 あなたの完全なビジネスアドレスと正しい法的ビジネス名を含めてください。 受信者が必要に応じてメールアドレスまたは電話番号を含めることもできます。
- 日付：月、日、年の形式に従います。 あなたの日付を現在の手紙の実際の郵送日にします。
- 受取人名と住所：手紙を送っている連絡先の氏名と住所を記入してください。 必要に応じて、人のタイトルを電話番号とともに追加することができます。
- 挨拶：挨拶のために、人の正式な名前を使用し、ビジネスレターのコロンで終わります。
- 件名：手紙の件名を明示すると、手紙の内容をすぐに知ることができます。
- 本文：あなたの手紙の本文は、あなたが誰であるか、そして文字の目的の一般的な紹介から始めるべきです。 具体的な段落に問題または問題の概要を記載します。 行動を促す言葉で身体を閉じます。 すべてのビジネスレターは、読者の限られた時間を考慮して、短くて簡潔でなければなりません。
- 閉じる： 「正会員」や「ありがとうございます」などの正式な形式を選択できます。
- 署名：あなたの手紙と同じ名前で署名してください。 名前とタイトル：あなたの氏名と役職を記入してください。
- 封筒とCC：追加の文書を送る場合は、エンクロージャーの行が含まれていて、誰かがその手紙のコピーを受け取っている場合は、cc。 または他の1つまたは複数のレシーバのカーボンコピーを含む。
あなたは、ワープロソフトを使用して、適切にフォーマットされたビジネスレターを作成するプロセス全体を簡素化できます。
Microsoft Wordでは、「ツール」機能に移動して「手紙とメール」を選択し、手紙ウィザードをクリックして手紙ウィザードを使用することができます。 ウィザードは各フィールドの入力を促し、フォーマットを選択できるようにします。
適切なビジネスレターフォーマットを使用することは、ビジネスをよりプロフェッショナルにするための1つのステップです。 あなたのビジネスで適切な印象を与えるために時間をかけてください。