フォームI-9は、 E-Verifyシステムを使用して、雇用者によるさらなる検証のための基礎でもあります。
I-9の記入を始める前に
最初の従業員の雇用を開始する前に、Form I-9のコピーを提出してください。 フォームI-9の最新バージョンがインストールされていることを確認してください。 有効期限が2013年3月31日の現在の書式は、2013年5月7日以降に雇用を確認するために雇用者が使用する必要があります。
フォームI-9のコピー（PDF形式）は、US Customs and Immigration Services（USCIS）のウェブサイトから入手できます。 このフォームはオンラインで記入し、署名用に印刷することができます。
I-9は雇用時に完了しなければならず、あなた（雇用主）はすべての従業員にI-9のフォームをすべて保管しなければなりません。 フォームが完全に記入され、従業員が提示した書類を受理した場合、その従業員が自分の仕事適格ステータスを虚偽であることが判明した場合、またはその従業員によって提出された書類が有効でないと判明した場合。
セクション1の記入 - 従業員情報とアテステーション
セクション1は従業員によって完了されます。 従業員には、氏名、旧姓、住所、生年月日を記載する必要があります。 従業員には社会保障番号を含める必要がありますが、会社がE-Verifyシステムを使用していない限り、この番号はオプションです。
その後従業員は自分の身分を証明します - 次のいずれか：
米国市民
米国市民以外の国民
法的恒久居住者（エイリアン＃を含む）
許可された外国人（エイリアン番号または入場番号を含む）まで（有効期限を含む）
誰かがI-9のセクション1を完了する際に従業員を援助することがあります。 準備者および/または翻訳者証明書のセクションは、ヘルパーによって完了される必要があります。 ヘルパーの名前と住所を必ず印刷してください。
セクション2を完了する：雇用主のレビューと検証
セクション2は雇用者によって完成される。 あなたは、（a）身分証明書と（b）従業員の仕事適格性の両方を確認するために必要な書類を見直す必要があります。 米国のパスポートなどのリストAの文書は、両方の身元と仕事の適格性を確認することに注意してください。 リストBの文書は、リストCの識別情報と文書を検証し、作業の適格性を検証します。 リストAの文書がない場合は、リストBとリストCのそれぞれから1つの文書が必要です。
受け入れ可能な文書
受け入れ可能な書類のリストは 、I-9書式に含まれています。 USCIS Handbook in Employersには、文書の例を含む、受け入れ可能な文書に関する詳細が掲載されています。
社会保障カードに関する注意：「雇用目的では無効です」と記された積層社会保障カードまたは社会保障カードを受け入れることはできません。 従業員の社会保障情報を示す社会保障行政からの印刷物は、社会保障カードの代用品ではありません。
確認のために提示された書類は、従業員が証明した資格ステータスと一致していなければなりません。 あなたに提示された書類が、従業員によって証明されたステータスと一貫していない場合、それらを受理することはできません。 たとえば、従業員が米国市民であることを証明しても、「グリーンカード」と表示されている場合は、その文書を受け入れることはできません。
文書の有効期限
いくつかの書類は、パスポートや労働許可証のように、有効期限があります。 有効期限が切れた書類は、確認のために受け入れられません。 将来文書が期限切れになる場合は、それを受け入れる必要がありますが、従業員記録保持システムの有効期限を書き留めておいてください。 文書が期限切れになり、従業員が将来の有効期限を示す新しい文書を提出しない場合、その従業員はもはや米国で働く資格がなくなります。あなたの会社が検査された場合、この個人を引き続き雇用する罰金および罰金を科されることがあります。
オリジナルドキュメントのみ
提示されるすべての文書はオリジナルでなければなりません。 コピーは受け入れられません。 書類がコピーであるかどうかについて質問がある場合は、米国政府機関または州、郡、または市の政府機関からの切手または印鑑を探してください。
文書がI-9の従業員によって与えられた名前とは異なる名前を持っている場合は、質問をしてください。 書類が本物であると思われ、それが人物に関連している限り、名前のわずかなスペルの変形は許容されます。
書類を精査し、それらが（a）本物であること（コピーでも疑わしいものでもない）、（b）従業員に関連していることを合理的に判断した後、あなたは自分の知る限りにおいて、従業員は米国で働く権限があります。従業員があなたの会社で働き始めた日を含めます。 サイン、日付、あなたの名前とタイトルを印刷し、会社の住所を記入してください。
セクション3更新と再検証
セクション3は、有効期限が切れた文書の情報を更新するために使用され、新しい文書の有効期限をフォームに追加できるようにします。
文書のコピーを保持する
あなたの会社がE-Verifyシステムを使用している場合は、すべての書類をコピーしてください。 E-Verifyを使用していない場合は、文書のコピーを保持する必要はありません。 コピーを保持している場合は、すべての従業員に対してこれを実行します。
I-9が完了した後 - 行うべきこと
あなたは、雇用主がすべての従業員のために記入済みのI-9フォームのコピーを保管しなければなりません。 この文書を米国政府機関に提出する必要はありません。
この記事の詳細は、雇用者がI-9フォームを完了するための要件を理解するのを支援するために提供されています。 包括的なものではありません。 この文書を完全に正しく完成させるために、I-9文書全体を必ず読んでください。
訂正の誤り
他の重要な文書と同じように、I-9のエラーを修正してください。ホワイトアウトを使用したり、間違いを削除したりしないでください。 重要な文書の間違いを訂正するための標準的な手順は次のとおりです。
- 間違った情報が表示される（情報を読み込めるようにする）
- 変更を加える
- 変更の日付と初期値。
フォームI-9を完了するためのヒント
- あなたは、雇用主がI-9書式の雇用者部分を完成させるために従業員または他の人を指定することができます。 しかし、INSは、「他の誰かがあなたのためにI-9のフォームを記入すると、I-9の責任を完全に果たさなければならない」と述べています。
従業員は、セクション1を完了するためのヘルプを受け取ることができます。ヘルパーが「Preparer and / or Translator Certification」ブロックを完了し、従業員のサインを持っていることを確認します。 詳細 - I-9フォームに関する質問への回答
フォームI-9と雇用適格性確認に関するよくある質問に対する回答- あなたは、従業員がI-9フォームおよび関連文書で提供する個人情報を保護する必要があります。 この情報はI-9の目的にのみ使用し、少数の信頼できる個人だけが鍵を持っているロックされたファイルキャビネットのような安全で安全な場所に文書を保管してください。
- 一部の米国の州の雇用機関は、雇用の適格性を確認し、あなたが送った従業員を認定することがあります。 この場合、あなたの国から証明書のコピーを入手して保管してください。