シカゴの市長特別事務所とイリノイ州レストラン協会が協力して、この年次フードフェスティバルの計画と実施を行っています。
コミュニティフードフェスティバルの計画
シカゴの味のような大規模な食品祭りであろうと、それを小さくしたものであろうと、地域の祭りを計画することは、地方自治体や地方自治体のイベントプランナーにとって重要な責務です。 シカゴの味は、同様のプログラムを検討しているどのコミュニティにとっても素晴らしいケーススタディとして役立ちます。 コミュニティフードフェスティバルの主要機能領域には、次のものが含まれます：
- オペレーション
- 食品ベンダー
- プログラミング
- スポンサーシップ
- マーケティング/広報
- 会計/契約管理
私たちはそれぞれの分野を深く掘り下げていきますが、最初にシカゴの味覚の実際の計画を使ってタイムラインとそのような出来事の一般的な管理を感じてみましょう。
コミュニティフードフェスティバルの計画タイムライン
このタイプのイベントに初めて近づいた人や、既存のフェスティバルへの展開を検討している人は、イベントの少なくとも1年前に計画を立てることが重要です。
具体的な例を挙げると、市長の特別行事は、毎年のシカゴのテイストの次の大まかなスケジュールに従います：
- 12ヶ月 ：フェスティバルマップの場所、日付、おおまかなスケッチを特定する。 関連する市の機関をすべてのステップに関与させる
- 9ヶ月 ：フェスティバルマップを更新し、機能分野のRFPを開始する
- 6ヶ月 ：ベンダー、スポンサー、プログラミング、サプライヤーの確認
- 4ヶ月 ：エンターテインメントを終了し、機能領域を再確認する
- 3ヶ月 ：祭りのマーケティング資料を作成する
- 1週間 ：操作の読み込みを管理する
- 1日 ：ベンダーのロードインを管理する
- イベントの結論 ：操作のロードアウトを管理する
- 1週間後 ：まとめ会議を開催し、おすすめをする
一般コミュニティフェスティバル管理
政府機関として、シティー・オブ・シカゴ（Chicago Taste of Chicago）と、シカゴの湖畔、近所のお祭りなどに沿ったその他のイベントのリストが、市長の特別イベントオフィスで担当されています。 シカゴではテイストは無料のイベントだからユニークですが、テイストの収入はオフィスが管理する他のイベントの大部分を払っています。
1980年までのフードフェスティバル管理経験では、市長の特別イベントとイリノイレストラン協会の機能チームの多くは、その分野で豊富な経験を積んでいます。 これにより、シカゴのテイストのゼネラルマネージャーは、関与するすべての関係者の計画と実施の努力に集中し、イベントを軌道上に維持することができます。
ゼネラルマネージャーは、事務所のメンバーに加えて、以下のものを含む（ただしこれに限定されない）少なくとも20の異なる市役所および代理店で働いています。
- 警察署
- 消防署
- 保健省
- 通りと衛生
- パーク地区
- 緊急管理コミュニケーションオフィス
市長の特別イベントのもう一つの重要な機能領域は、会計/契約管理です。 政府のイベントであるため、高度に構造化された調達プロセスであり、すべての協定は都市ガイドラインに従わなければなりません。
イベントプランニングのタイムラインを定めるとともに、一般的なイベント管理のセキュリティを確保して、今度はイベントの主要な機能領域のそれぞれを調べることができます。
Taste of Chicagoイベントの歴史に紹介され、その計画と実行を事例として使用することで、イベントの主要な機能領域のそれぞれについて少し深く掘り下げていく準備が整いました。
オペレーション
オペレーションエリアは、サイトの準備、ステージとプロダクション、イベントのサポート、セキュリティなどを担当します。
オペレーションは多くのイベント前ミーティングを必要とし、オペレーションチームはイベントマップのレイアウトに密接に関連しています。
シカゴのテイストのオペレーションマネージャーによると、このプロセスの早い段階で、すべての市の機関に関わることに大きな違いがあります。 運用チームは、以下のプロセスを管理します。
- イベント前ロード（設定）
- イベント中の操作
- ポストイベントロードアウト（引き裂き）
これらのプロセスには、通り閉鎖、テント建設、フォークリフトオペレーター、大工、電気技師、整備設備とスタッフ、セキュリティ、サプライヤートラックの物流、管理トレーラーなどが含まれます。 あなたの運営チームが自分自身を処理し、あなたのイベントのために契約するものを検討してください。 あなたのチームは他のどんな機関と協力する必要がありますか？ できるだけ早くそれらに連絡してください。
レストラン/ベンダー
シカゴの味のような食品祭りの複雑さと大きさを考えると、イリノイ州レストラン協会は年次イベントに参加する食品ベンダーの管理をリードしています。 シカゴの2015年味のために、イベントはシカゴの別個の近隣の多くを代表する19以上の新しいレストランを含む60以上の食品供給業者と提携しました。 もちろん、シカゴでは、ピザ、リブ、アイスクリーム、チーズケーキなど、イベントに選ばれた食品ベンダーには常に特定のアイテムが見つかるでしょう。 コミュニティフードフェスティバルには伝統的な食べ物もあります。
この特定の食品祭に参加するレストランのベンダーとして選ばれることが切望されている場所であり、参加者はシカゴの近所を反映する地元のレストランでなければなりません。 さらに、彼らは、ボリュームを処理し、都市と完全にクリーンな状態を持つことができる必要があります。 参加レストランには以下のコースとチェックが行われます：
- イリノイ州レストラン協会サマーフェスティバル認定コースを完了する
- シカゴ公衆衛生局は毎日3回ブースを訪問
- ブースと冷蔵トラックの間の在庫の流れを管理する
あなたの地域社会のイベントについては、食品ベンダーに参加するためにどのような基準が必要なのか、どれくらいのことを望むのかを考えてください。 初年度は厳しいかもしれませんが、毎年成功すれば、より多くの意欲的な参加者がいる可能性があります。
プログラミング
シカゴの味は一般的なコミュニティイベントです。 つまり、「食べ物」は群衆を引きつけるものですが、それは人々をそこに保つ他の活動です。 長年にわたり、プログラミングチームは、以下の要素の多くをプログラム全体に取り入れました。
- 複数のステージでの無料コンサート（国内および地方のエンターテイナー）
- 最高のシェフと料理人の作者とのデモ・パビリオンを作る
- 子供の遊びを含む家族の村
- 「緑の」教育のための環境テント
- フィットネスヒント付きスポーツパビリオン
- 国際パビリオン（ショッピング）
- 2マイルの散策
- 食品サプライヤー
- バドワイザークリスデールとそのダルマチアの仲間
- 遊園地
- 花火プログラム
- 開会式
あなたのフードフェスティバルに含めることができる他のプログラムや活動を考えてみましょう。
スポンサーシップ
シカゴの味は、 スポンサーシップのためのいくつかのカテゴリーを含んでいます。これは、資金調達と現物サポートの主要な源泉です。 コーポレートマーケティング担当者や企業イベントプランナーは、Tasteのようなコミュニティイベントに参加してブランドを強化し、露出を得る傾向があります。
ホスピタリティは、スポンサーの一部がパッケージに含まれている要素であり、スポンサーは、自分のクライアントイベントを開催するために、いくつかの座席エリアやプライベートテントに好意的にアクセスすることができます。
味のスポンサーのタイプは以下を含んでいた：
- セルラー通信
- 食料品店チェーン
- 飲料企業
- 小売店と銀行
- 航空会社とホテル
- メディア
- 自動車メーカー
- 食品サプライヤー
- レストラン
- フィットネス＆ヘルスケア機関
- シティパーク地区と公共交通機関
地域の企業スポンサーがあなたのコミュニティイベントに資金を提供することに興味を持っているかどうかを考え、スポンサーにどのようなパッケージや特典を提供するか考えてください。
マーケティング/広報
シカゴの味覚で働くマーケティング担当者は、シカゴや他の場所で自動的にメディアの注目を集めるイベントのタイプなので、うらやましい立場にあります。 さらに良いことに、メディアスポンサーは味覚を促進するのにも役立ちます。 つまり、市長の特別行事は、伝統的な広告に過度に費やして、言葉を広め、イベントを促進する必要はありません。
マーケティング担当者は、イベントの各エリアに専用のプレスリリースを作成し、イベントウェブサイトを維持し、イベントパンフレットを作成することによって、イベントを促進します。 これらの項目は、スケジューリングとコンテンツの変更が発生したときに文書化するために、他のすべての機能領域と緊密に連携する必要があります。
当初、シカゴの味覚者のような大規模でよく知られた出来事が、地域の食糧祭りが暴露の種類を得ることは難しいかもしれません。 しかし、あなたのマーケティングチームがウェブサイト、チラシ、パンフレットのように扱うマーケティング資料を無料で印刷し、計画を立てることができるメディアのアウトレットを検討してください。