シカゴ市からパブリックイベントプランナーが学ぶことができるもの
全国の都市の近隣組織は、アウトドアフェスティバル、ストリートフェアー、カーニバルなどの特別な公共および地域イベントを開催しています。 これらの公的イベントの多くは、特に成功したイベントであり、予期される祭典となり、ホスティングコミュニティの誇りとなることもあります。 結婚式から企業会議に至るすべてのタイプのイベントで共有されるイベントの計画と実行の側面がありますが、公開イベントにはそれぞれ独自のニーズと課題があります。 これらのユニークなパブリックイベント計画要因の1つは、政府機関と協力し合い、政府機関の許可を受けています。
ときどき学ぶのに最適な方法は、まさに跳躍することです。他の時には、他人の教訓や経験から学ぶ価値があります。 この場合、私たちはシカゴの街から学びます。 シカゴでは約350の特別イベントを開催しています。市長の特別イベントオフィスでは、 特別イベントのリソースガイドと特別イベントパッケージが作成されています。これには、他の町や都市がコミュニティイベントに組み入れたいと考える実用的なアイディアが含まれています。 マスターからのコミュニティイベントを成功させるためのヒントを紹介します。
01 - 正式な申請手続きをする
シカゴでは、地方自治体の規範により、コミュニティイベントを主催し、次のような特定のイベントガイドラインに同意する正式な申請書を提出することが求められています。
- 入場料は無料です（寄付金を設定してください）
- 食品ベンダーは認可を受け、証明書を持っていなければなりません
- 酒類販売業者にはライセンスが必要です（ビールとワインのみ）
- 商品ベンダーにはライセンスが必要です
- シカゴ通過機関に通知する必要があります
パブリックおよびコミュニティの特別イベントのための正式な申請プロセスがあれば、ワークロードを削減し、承認を合理化することができます。これは誰にとってもメリットです。
02 - 特別イベントの許可を要求する
シカゴ市は、イベントの申請プロセスに加えて、主催者が特別なイベント許可申請書を提出することを要求しています。これには、以下のような独自の要件があります。
- 申請はイベントの45日前までに提出する必要があります
- 申請は公証する必要があります
- 主催者は、シカゴ市を追加保険として命名する商業一般責任において100万ドルで保険証書を作成しなければなりません
最初は、シカゴでは、アプリケーションを過度に難しくすることなく、地域イベントに向けて飛躍するための官僚的なフープをいくつか作成するように見えるかもしれませんが、市はすべての公開イベントが要件の安全に関連している。
03 - 許可アプリケーションでイベントマップを要求する
特別イベント許可申請の一環として、主催者は、街路閉鎖区域および再ルート計画を特定するイベントマップを提出する必要があります。 それは公共のガレージスペース、車道のアクセス、およびファイアーレーンのスペースを考慮する必要があります。 迂回標識とバリケードは都市の要件を満たさなければならず、主催者はこれらの備品を直接入手する必要があります。 許可証発行時には、以下の事項が考慮されます。
- 公安
- エリア内の別のイベントの同時性
- 同じ場所地図上の別のイベントの許可証の以前の発行
04 - テントとキャノピーの許可が必要
シカゴでは、公共の場で240平方フィート以上のテントやキャノピーが市からの許可を必要とします。 600平方フィート以上の場合は、許可を受けた建築家または構造エンジニアが図面にスタンプを押印し、標識や照明などの退出や緊急時計画を提出する必要があります。 サイズが4,000平方フィートを超える場合、許可申請は構造体の建造を担当する会社によって提出されなければなりません。 このプロセスにより、安全対策が確実に行われます。
05 - 公安職員とのパートナーシップが必要
シカゴの特別イベントは、警察と消防署の両方が関与しなければなりません。 主催者は、緊急車両の交通車線、警備計画、イベントで指定された指揮所などの問題に対処するために警察司令官（および/またはその代理人）と会う必要があります。 主催者は、警察、消防署、道路および衛生部、特別事務所などの連絡役を務める個人を指定する必要があります。 あなたのチームの知識豊かで経験豊富な人物が、これらの公的部門のすべての調整のポイントとなるのに役立ちます。
06 - 火災安全コードチェックリストを提供する
シカゴのフェスティバルおよび屋外イベント主催者にチェックリストが提供され、次のような特定の火災安全コード要件を満たす必要があります。
- テントは難燃性材料で作られる（証明が必要）
- 各ブースには消火器が必要です
- 臨時座席列は5〜14名（最大）
- 臨時の座席通路は最低36インチ
- 引火性液体は、テント、キャノピーまたはブースに保管してはならない
- ごみは溜まらない
- 電気コードはテープで留め、複数のコンセントを使用することを推奨します
- 緊急車両用のレーンを推奨します（10フィートのレーンレーン）
- スタッフのために、基本的なCPRと応急処置コースをお勧めします
07 - 安全な食品の取り扱いを確実にする
シカゴ市は、申請書を提出する前に、ベンダーが保健省の授業に参加することを要求しています。 また、ベンダーはサマーフェスティバル衛生訓練と認証（イリノイ州レストラン協会が提供）を取得する必要があります。 ベンダーが手術の許可を受けるかどうかを決定する保健担当者は、いつでも許可を停止する権限を維持します。
食品、容器、ラベル、食品保護、個人衛生、食品機器、廃棄物、ブースの建設および有毒物質に関する詳細なルールの概要を示しています。 また、ベンダーには必須の衛生セミナーに参加する必要があります。
関連イベントでは、イベントの20日前に酒類のライセンスを受け取る必要があります。
08 - 市のサービスを契約する計画がある
公共または民間の請負業者は、駐車標識の掲示、バリケードの提供、曳航、ドラムの拒否、ドラム、ライナーのリサイクル、掃除、掃除、電気サービス、および/または音響機器の提供など、さまざまなサービスに雇用されなければなりません。 シカゴでは、道路と衛生部は、そのようなサービスを、専門知識に基づいてスケジュールされた1時間ごとの料金で提供することができます。
また、シカゴの特別イベント許可パッケージの一部としてリサイクルプログラムが必要です。 グリーンイベントの人気が高まる中、これは悪い考えではありません！
09 - 動物の許可が必要
動物が何らかの形でイベントに関与している場合、シカゴ市はイベントに出席する地元の獣医師の名前をイベント申請と一緒に提出する必要があります。 この人は、病気やけがをした動物を提供する責任があります。 また、動物保護管理委員会は動物を公的活動に使用する前に検査することができる。
10 - イベントサイネージとプロモーションを管理する
シカゴの公開イベント主催者は、ライトポールバナーを使ってイベントを追加的に公開する機会があります。 もちろん、市はこれらの要請を管理し、主催者は、提案されたバナーグラフィックスのコピー、イベントの日付、およびリクエストの他の重要な側面を含むバナー許可申請書を完了させる必要があります。 道路や衛生部がこのような要求を管理しています。