早期に始めることはできません
遅延はあなたの敵です。 これは、避けたい最も一般的なイベント計画ミスの1つです。
早期にイベントプランニングプロセスを開始できないと、多くの問題が発生する可能性があります。 日付が選択され、イベントと予算の一般的な範囲を持つとすぐに、仕事に就きます。 ホテルや他の会場は事前に予約されているので、できるだけ早くこれを安全にしてください。 そうしないと会場の選択肢が制限され、残念ながら、利用可能な会場は残っています。 ゲストスピーカーやライブエンターテインメントも、実際のイベントの日付より前に予約を行います。 あなたのイベントの日付が安全になったら、あなたの研究を行い、あなたが選んだパフォーマーを決めたらすぐに契約を結ぶようにしましょう。
イベント企画のチェックリストを使って自分自身を編成することは、直ちに取り組まなければならないもう一つの課題です。 イベントプランニングプロセスのすべてのステップをマッピングし、いつ完了する必要があるかを判断し、それぞれのタイムテーブルを開発することで、スタートアップを維持して歩ける貴重なガイドが得られます。
あまりにも遅く開始することは、最も一般的なイベント計画ミスの1つです。
競合するイベントをチェックしていない
同じ日にもう1つの競合するイベントがあることを学ぶためだけに、あなたのイベントをスケジューリングしましたか？ - 計画プロセスが開始され、イベント日付が設定されました。 1つのイベントだけが群衆を引くので、チャンスを取らず、招待された人があなたのイベントを選ぶ指を交差させないでください。
状況をまったく避けてください。
あなたのデューデリジェンスを行い、それが遅すぎる前にイベントの競合がないかチェックしてください。 業界大会（大小両方）、休暇との近さ、主要なスポーツイベント、イベントに駆けつける人々の大混乱を招くローカル集会のスケジュールを見てください。 あなたのイベントの日程を決定したら、あなたのゲストに言葉を出してください。 「Save the Date」通知と「今後の予定」のリストは、興味のあるユーザーにカレンダーでイベントをマークする機会を与えます。
ベンダーを確認していない
署名付きベンダー契約は、法的拘束力のある合意であり、提供するサービスを担当するベンダーを抱くために書面で何かを提供します。 しかし、ベンダーがノーショーであることを認識すると、イベントの時には何もしません。 手に取っておかれたそのイベント契約は、空腹のゲストに食べ物を提供したり、テーブルと椅子を空のボールルームに届けたりすることはありません。 それぞれのベンダーと一度ではなく2回確認してください。 はい、 二度 。 両方の条件に同意した時点で、署名された契約の領収書を確認します。 イベント自体の前にもう一度確認してください。 これは食糧配達や装飾に関する詳細についてあなたが持つ会話ではありません。 あなたのイベントがカレンダーに残っていることを確認するためのフォローアップです。
イベントのベンダーは複数のイベントを予約していますので、シャッフル中に書類が失われたり、会社内の他の人が誤って書いたりすることは非常に簡単です。 チェックインのために回覧して、イベントや日付、時間、提供されるサービスに関する情報が実際に自分のスケジュールにあることを確認してください。 そしてそのベンダー契約をすぐに利用できるようにしておきます。
「プランB」を持たない
コンティンジェンシープランを持つことは、あらゆるイベントの必須条件ですが、特に屋外で開催予定のイベントの場合は必須です。 気象条件は予期しないもので、ハリケーン、重い風の告発、または恐ろしい雹の嵐があなたのイベントをキャンセルする恐れがある場合は、バックアップ計画を立ててください。 アウトドアイベント（またはその一部）を室内に移動する必要がある場合は、雨の日、代替イベント会場、変更されたアクティビティスケジュールがすべてオプションです。
気象の不確実性の準備に加えて、他の珍しい状況も事前に対処することができます。 発電機を現場に設置することで、停電を軽減することができます。 オーバーフローパーキングは、事前に配置された別の場所に移動できます。 ホテルの部屋の空き状況の問題は、 ホテルのブロック内に余分な部屋をいくつか確保することで解決できます。 あなたのイベントの詳細を考え、発生しやすい問題の影響を受けやすいエリアに考えさせてください。 先に計画し、代替シナリオを作成することで、最もコストのかかるイベント計画ミスの1つを避けることができます。
十分なヘルプを雇っていない
イベントのスタッフを雇うことについては、より多くの方が良いです。 それはより多くのお金を要するが、それはあなたのイベントを保存することがあります。 駐車場の出席者が慌てて追い詰めようとしている間、駐車場に入るのを待っている車のバックアップ。 1つのサーバーとして飲料を注文するのを待っている欲求不満の客は、需要に追いつくために苦労しています。 ちょうど到着した多数のゲストがイベント登録労働者に圧倒され、疲れた旅行者がチェックインするのがずっと待っていました。 忙しい時間帯をサポートするために余分なイベントスタッフを手配し、必要な地域に追加のサービスを提供したり、発生した問題を解決したり、到着するゲストに歓迎される質問があれば、イベントを良いイベントからすばらしいイベントに高めることができます。
イベントのスタッフを雇うときは、あなたが計画しているイベントのタイプを経験した経験のあるスタッフを探してください。 プロフェッショナルであり、非常に推薦されたスタッフのみを雇う。 あなたのイベントが何であるか、出席するゲスト、あなたの期待、そして彼らが質問や問題がある場合は、彼らの連絡先が何であるかを教えてください。 イベントのスタッフは、外部ベンダーから提供されていますが、あなたとイベント企画ビジネスを代表しています。 イベントスタッフとのネガティブな出会いは、ゲストとクライアントの両方の記憶の中で生き続け、最もよく計画されたイベントでさえも食べることができます。