トップに沿って次の4つのカテゴリをリストします。
- 項目
- 計画経費
- 実費
- 詳細
次に、経費明細を分類して追跡します。
イベント予算の管理
サイトのレンタル費用を追跡します。 イベント自体を計画し、会場のセールスマネージャーと会うときは、予定されているイベントスペースと施設スペース、ハウスキーピング、手荷物取り扱いおよび関連費用のすべてのレンタル料を追跡します。
ケータリング費用を見積もります。 これには、チップやチップを含むすべての食べ物や飲み物の料金が含まれます。これは最大30％を占めます。
運送料を記録する。 これには、シャトル、コーチ、イベントの転送、および関連する費用が含まれます。
装飾費を追加する。 ほとんどのイベントには、センターピース、フローラル、テントのレンタルなど、装飾費が含まれています。
ドキュメントエンターテイメント＆設備費。 このカテゴリの共通費用にはA / V機器が含まれますが、敬具をスピーカーに掲載するか、芸能人を雇っているかどうかを判断するのにも適しています。
印刷費用を要約します。 実際にいくつかの小額の費用が組み合わされて、より大きな費用の広告申込情報を作成します。 招待状、名札、プログラム小冊子、イベントサイネージ、バナーなどがあります。
ギフトのラインアイテム。 1つの一般的なイベントのヒントは、ゲストが空手で行かないようにすることです。 ですから、あなたが提供する贈り物や贈り物が何であれ、それらの費用を別々に追跡してください。 これらのアイテムがどれくらいの費用がかかっているかに驚くでしょう。
活動費を特定する。 イベントにゴルフ、テニス、スパ、ラフティング、サイクリングなどのアクティビティが含まれている場合は、別途料金を請求することをお勧めします。 スプレッドシートの総コストを要約し、内訳を追加することを検討してください。
他の費用を掲示する。 上記のカテゴリに該当しない場合は、ここに雑費項目として記載してください。
コンティンジェンシーファンドのカテゴリをあなたに与えてください。 イベントの規模や複雑さにもよりますが、ここでイベント予算の最大20％を払うことをお勧めします。 最高の計画にもかかわらず、費用はあなたが決して考慮しない費用で計画された計画を上回るでしょう。 これにより、毎回予算を超過することはありません。
予想される経費を要約する。 あなたのイベントプログラムを構築するときには、総経費の良い予測があります。 これは、後で驚きがないようにイベントの予算を認識していることを確認するためにイベントクライアントと共有する情報です。
実際の経費を要約する。 これは、イベントが終了した後に発生します。 請求書を上記の10カテゴリに小計し、実際の予算を記録します。 非常に有利な場合は、実際の予算と予測された予算の節約額を特定し、あなたがその役割にもたらした価値を実証してください。