ただし、イベントを円滑に進めたい場合は、イベントの計画は重要ですが、すべての努力の結果が必要です。
そのため、あなたの組織は「ホスト委員会」を募集する必要があります。
ホスト委員会とは何ですか？
「ホスト委員会」は従来のイベント企画委員会とは異なる。 ホスト委員会は、昼または夜のイベントを積極的に計画、スケジューリング、またはセットアップする人々の代わりに、ネットワークを使ってイベントがヒットしたかどうかを確認するチームです。 ホスト委員会の委員の中には、
- 友人、家族、または同僚にチケットを購入させる
- 地元の企業からオークションアイテムを収集する
- ドア賞やイベントケータリングのためのベンダーとの接続を確立する
もちろん、ホスト委員会があなたの慈善活動をこれまで以上に良くすることができる方法は数多くあります。 ホスト委員会を当事者の実際のホストと考えてください。 最高のゲストを招待する人は、誰に食べ物やインテリアを求めているのかを知っていて、イベントを成功させる人々とあなたをつなぐことができます。
ホスト委員会は、イベントで受け取った資金を増やしたり、メディアの注目を集めることができるため、適切な人を見つけて募集することが不可欠です。
あなたのホスト委員会のために選ぶべき人
真に有益なホスト委員会には有料のマーケターやイベントプランナーは含まれません。 代わりに、彼らはあなたの既存のチーム、援助団体、ボランティアのメンバーであり、繋がりがあり、手を差し伸べる意欲があります。
あなたのホスト委員会は数人から数十人に及ぶことがあります。
あなたの委員会の人々が多くなればなるほど、彼らはあなたのイベントの成功に一括して影響を与えることができます。
次のような場所でホスト委員会のメンバーを見つけることができます。
- 組織内の理事会メンバーまたは議長
- コミュニティに深く関わっているボランティア
- 地元の企業とつながっているドナー
- あなたの理想的なドナーの人口統計学者に広範なコンタクトを持っているドナーまたは理事
- ベンダーや会場の所有者を知っているボランティア
- 自分の主張を頻繁に主張する地元や国内の有名人
ホスト委員会に参加したい個人を見つけたら、 それらを募集する時です。
ホスト委員会の募集方法
優秀なホスト委員会委員を務める個人を探してつなぐ。 しかし、ホスト委員会に参加するように頼むだけではありません。 正式な招待は、委員を募集する最良の方法です。
ホスト委員会の招待状には、以下を含めることが重要です。
- イベントと組織に関する完全な情報（日付と場所）
- イベントの目的に関する情報（特定の原因に対する資金調達）
- ホスト委員会メンバーがどのように貢献できるかの例
- チームとのやりとりや連絡を取るための日
- 「先進的な」あなたが彼らを招待することに興奮していることを知らせてくれてありがとう
- あなたの名前/連絡先と連絡先情報
潜在的なメンバーが彼らの関与が認識され評価され 、参加することによって大きな影響を与えることができることを知っていることを確認します。
ホスト委員会の招待状を作成する方法が不思議であれば、仲間の非営利団体のウェブサイトにはたくさんの例があります。 使いやすいテンプレートを探している場合は、下のテンプレートをコピーして貼り付け、それぞれの括弧内に情報を挿入してください。
[日付]
親愛なる[名前の挿入]
[あなたの組織名]が[都市を挿入]で[月]を計画しているというエキサイティングなイベントについてお知らせします。
組織は、[原因/社会問題/組織の問題点]についての認識を高めるために[[月] + [年]（現在のものと異なる場合）] [イベント名]を[市区町村名]プログラム/イニシアチブ/取り組み]。
[イベント/ゴール/テーマに関する関連情報を追加する]。
イベントは[日時]の[イベント会場（持っている場合）]の[市区町村]で開催されます。
[名前]、このイベントやそれ以外のイベントを成功に導くために、皆様のご協力をお待ちしております。 将来のイベントだけでなく、このイベントに参加したい場合は、この正式な招待状をホスト委員会の一員として受け入れることができれば大変感謝しています。
参加するにはいくつかの簡単な方法があります：
- ホスト委員会のメンバーとしてあなたの名前またはあなたの組織の名前を共有する
- あなたの同僚、友人、隣人に、私たちのイベントへの[テーブル/チケット]を購入するように依頼してください。
- イベントに参加する
- [人の立っている、つながりに基づいて特定の要求を挿入する]
あなた自身のテーブルをホストし、友人や同僚を楽しい夜に招待したと思ったら、それも大好きです。 あなたの寛大な支援は、[原因]についての言葉を広め、実際に影響を与えるのに役立ちます。
[組織]のメンバーは、[時間枠を挿入]内であなたに連絡し、私たちのホスト委員会の詳細を話し合い、関心がある場合はあなたの関与について議論します。
[イベント名]と今後のイベントを成功に導くことを楽しみにしております！ あなたの配慮とサポートに感謝します。
敬具、
[あなたの名前]
[組織における位置づけ]
[組織名]
[連絡先]
あなたがホスト委員会を募集した後
選出された委員を招待したら、受諾書や電話を受け取ります。 しかし、イベントの詳細や何をしたいかを知る前に、委員会との短い会合を予定してください。 彼らから何も求めずに、
- お互いに知り合う
- 彼らがあなたの組織にどのように関わっているかを話し合い
- あなたの原因/仕事に関する資料やプレゼンテーションをレビューする
- 彼らがどのように貢献したいかについてのアイデアをブレインストームする
そこから、あなたの資金調達の目標と、それらが一緒に働くのをどのように見たいかを連絡することができます（連絡先の招待やオークション項目へのアクセス）。 あなたが大規模なグループを持っている場合、彼らはまた、 "小委員会"に分割することができます
もちろん、あなたのイベントを計画し実行するのはホスト委員会の仕事だけではありません。 ホスト委員会はボランティアまたはイベント企画委員会と協力してチケットを販売し、 新しいイベントのスポンサーシップを主張し、 オークションアイテムが豊富で、夜は出席者にヒットとなることを確認する必要があります。
ホスト委員会の取り組みを認識する
イベントが終わったら、あなたのホスト委員会のメンバーは、イベントでも 、翌日にも感謝の気持ちで書いています 。 あなたがホスト委員会に参加すればするほど、将来的にはホストする意欲が高まります。
あなたの次のイベントを開催するのに役立つ、あなたの組織またはコミュニティ内の人を探しましょう。 彼らはあなたが育てるお金の量とあなたがサポートできるプログラムに大きな違いをもたらすことができます。