良い税務記録保持は、あなたがあなたの会社のために行う最も重要な記録かもしれません。 内国歳入庁（IRS）は、特定の期間の税務記録および異なる期間のその他の記録を保管することを要求しています。 あなたの会社は税金記録を整理していないので、税金をかけずに慌てる必要はありません。 混乱した税務記録は控除に費用がかかります。また、監査を受ける場合は、問題が発生し、費用がかかる可能性があります。 結局のところ、あなたはできるすべての控除を取得し、それらをバックアップすることができます。
どのような税金記録を保持するか、それらを保持する方法、およびそれらを保持する期間に関する8つのヒントがあります。
01 - 良い会計ソフトウェアシステムをセットアップする
あなたの最終的な納税申告は、会計ソフトウェアシステムを社内で管理しているあなたの良い記録の成果です。
02 - 事業税に対する証明の負担
所得、経費、控除などの申告書を税務申告書に記入すると、証明書の負担として知られていることがあります。 あなたは、控除として受け取る資格を得るためには、あなたが特定の控除および費用の権利を有することを証明することができなければなりません。
あなたはどのように証明を確立しますか？ もちろん、良い記録保持を通して。 これらの控除および費用を実証する記録がある場合は、IRSの証明責任を負う責任があります。 あなたが証明の負担を負っていることを証明する書類を提出することなく、控除または所得を請求しないでください。
03 - 会計専門誌のソース文書
小切手、領収書、現金帳簿などのような、あなたのビジネスのための購入のためのソース文書は、会計元帳と仕訳帳の作成元となります。 彼らはまた、あなたが課税年度の終わりに取るあなたのビジネスのための税金控除のためのあなたの文書です。 適切に保管されているソース文書は、適切な記録を維持しながら長い道のりを歩むことができます。
元の書類の書類は、取引を記録する元帳と一緒に保管する必要があります。 バックアップとして、火災などの災害が発生した場合は、各ソース文書を正しいコンピュータファイルにスキャンし、フラッシュドライブに保存する必要があります。
04 - EFTとあなたのビジネスペイメント
テクノロジーは、私たちが事業を運営する方法を変えています。 取引のために紙の小切手を書く代わりに、請求書を支払うためにクレジットカードやデビットカード、電子送金（EFT）を利用することがよくあります。 このような状況下でIRSの適切なソース文書があることを確認するにはどうすればよいですか？
EFTまたはクレジット/デビットカードを使用する場合は、銀行が発行した財務諸表をソース文書として使用します。 EFTの場合、譲渡された金額、受取人の氏名、および譲渡が金融機関によって勘定に転記された日付が明細書に示されていなければなりません。 クレジットカード/デビットカードの場合、明細書には、請求金額、受取人の名前、取引日を示す必要があります。
それ自体での支払いの証拠は、必ずしもあなたが税額控除の権利を有することを意味するものではありません。 クレジットカードの伝票と請求書には、控除請求の内容が記載されています。
05 - 現金収支と毎月の概要
あなたの毎日と毎月の現金領収書と現金支出のワークシートは、金でその重さの価値があります。 あなたの会計帳簿や雑誌に欠けているものは、ここで見つけることができます。 ここでもソースドキュメントが必要です。 可能な限り税金控除として、電話とインターネットサービスとトラック/自動車経費のための費用のような支払いをここで取り上げることができます。
06 - 小口現金基金に注意を払う
小口現金資金から作られた取引はすべて、元帳で現金支出として扱われなければならない。 税金控除が可能なものもあります。
07 - 従業員給与税控除
従業員給与税控除は複雑です。 税務ガイドは通常個人税に重点を置いていますが、この記事では従業員事業税の税制上の影響を要約しています。 あなたの従業員にとっては異常に良い記録を残してください。
08 - 税金記録をどのくらい保存するべきですか？
内国歳入法によれば、税コードの一部を管理するために必要である限り、記録を保持する必要があります。
従業員がいる場合は、記録を4年以上保持する必要があります。 安全のためには、従業員の記録を7年以上保持してください。 あなたが税金を借りなければならない場合は、記録を3年以上保管してください。 不動産を所有している場合は、その不動産を課税上の処分に処分した年の期限が切れるまで、あなたの記録を保管してください。 あなたが報告しなければならない収入を報告しておらず、それが納税申告書の総収入の25％を超えている場合は、あなたの記録を6年間保管してください。