多くのホテルは、Meetingplanit.comやsabrehotelrfp.comなどのオンラインホテルのRFP（Request for Proposals）サイトに依拠して会議や会議サービスの機能を促進しています。 彼らはまた、独自のオンラインRFPフォームを開発しました。
しかし、多くの企画者は、自社のRFPを第三者の検索エンジンを通じて送信することを躊躇しています。 多くのプランナーは、ホテルやコンファレンスセンターに直接ホテル入札のリクエストを提出したいと考えています。
ホテルのRFPにはどのような情報が含まれていますか？
企画者がホテルの入札やその他のイベントのニーズを満たすために独自のフォームを開発するのを助ける素晴らしいツールは、コンベンション産業評議会のイベントの受け入れられたプラクティスを交換することです。
ホテルのRFPの基本要素には、以下が含まれている必要があります。
- リクエスタの基本的な連絡先情報（氏名、役職、所属、住所、電話番号、メールアドレスなど）
- イベントの日付（少なくとも2つの異なるオプションを指定）
- 必要な部屋ブロック（客室の日付と数）
- ミーティングルームのリクエスト（日付、部屋の大きさ、数量）
- 飲食に関する要件
- アクセシビリティ要件
- 出荷および受領の要件
- その他の関連情報
RFPツールの活用
さらに、グローバルビジネストラベルアソシエーション（GBTA）は、イベントプランナーが検討したいと考える広範なホテルのRFPツールを会員に提供しています。
GBTAホテルのRFPの要素は次のとおりです：
- ホテル施設概要情報
- RFP依頼者概要情報
- ゲストルームの詳細
- ホテルの総会議スペースのサイズ
- 会議室の総数
- ホテル最大のボールルームまたは会議室のサイズ
- 最大のボールルームまたは会議室の天井高
- ホテルには常設の会議室が設置されていますか？
- 会議室にはどのくらいの人が収容されますか？
- ホテルに専用の展示スペースがありますか？
- 展示スペースの大きさは？
- エリアコンベンションセンターまでの距離は？
- コンベンションセンター名は何ですか？
- 食べ物と飲み物の税率はどのくらいですか？
- 宴会サービスの料金はどのくらいですか？
- 宴会サービスの料金は課税されていますか？
- ホテル内にオーディオビジュアル（A / V）サービスを提供していますか？
- ホテルは自社のA / Vサービスで割引を提供しますか？
- ホテルは顧客にA / Vベンダー外の持ち込みを許可しますか？
- 無線高速インターネットを含む会議室の数はいくつですか？
- 会議室にはどのようにビデオ会議が含まれますか？
- 自分のA / Vベンダーを使用するための料金はありますか？
- ホテルは支払いのために企業の「ミーティングカード」を受け取りますか？
- ホテルは会議パッケージ料金を提供していますか？
さらに、ホスティングしているイベントの種類をホテルの販売と共有すると便利です。 これにより、会議の目的についての洞察が得られます。
ホテルと一緒に働くことについての良いニュースは、同様のイベントを一緒にすることで大部分がかなり経験されるべきであり、イベントプランナーが目標を達成するのを手助けする方法について、素晴らしいセールスまたはケータリングマネージャーがあなたに詳細を分かち合うことができるということです。