小企業会計ソフトウェアを選択するためのヒント

by シェリー・エルブブラド

会計ソフトウェアを使用すると、書籍を手動で処理する場合に比べて時間が節約され、通常はスプレッドシートを使用するより効率的です。これは、会計ソフトウェアが、見積もりに顧客の住所を入力した後、作業指示書を入力した後に請求書を入力するなど、冗長なデータ入力を削減または排除するためです。

従業員、在庫が少なく、顧客数が少ない唯一の所有者であれば、会計ソフトウェアは必要ないかもしれませんし、無料または低価格の会計ソフトウェアオプションもあります。インベントリを持ち、より多くの顧客や従業員を持つ中小企業経営者は、会計ソフトウェアを使用すると時間を節約し、より正確な記録を得ることができます。

ほとんどの会計ソフトウェアは以前よりもはるかに使いやすく、一部の中小企業会計ソフトウェアはアカウンティングの背景のない人が使いやすいように設計されています。

01 - どの会計ソフトウェアの機能が必要ですか？

ビジネスを運営するために必要な小規模ビジネスアカウンティング機能のリストを作成することで、会計ソフトウェアの選択肢を絞り込むことができます。中小企業会計機能のほとんどは次のとおりです。

在庫管理
営業トラッキング
顧客の連絡先を管理するか、現在の連絡先管理ソフトウェアで作業する
クレジットカードの支払いを受け入れる商人アカウントのサポート
予算編成
見積り
給与計算
ビジネス税申告

業種別会計ソフトウェア

一部の会計ソフトウェアは、建設、製造、卸売などの業種向けに特別に設計されています。中小企業が特定の会計要件を持つ業界にある場合、その要件を満たす機能を備えた会計ソフトウェアが存在する可能性があります。

会計ソフトウェアについて他に話す

アカウンティングソフトウェアを購入する前に、あなたと類似しているビジネスでアカウンティングソフトウェアを使用している他の3人以上の人と話をしてください。彼らの会計ソフトウェアについて何が好きで、改善が必要なのかを話し合う。そこには完璧な会計ソフトウェアはありませんが、落胆することはありません。目標は、中小企業のニーズを最も満たすアカウンティングソフトウェアを見つけることです。

02 - 会計ソフトウェアに関するその他の検討事項

これで、会計ソフトウェアの選択肢を絞り込んだので、中小企業会計ソフトウェアを購入する際に、この質問のリストをあなたと一緒に運ぶことができます。

あなたのビジネスでアカウンティングソフトウェアが成長しますか？

必要に応じて後で追加できるモジュールがソフトウェアに含まれているかどうかを確認します。ビジネスが成長した後に一般的に追加されるモジュールは、給与計算のためのものです。

モジュールを追加できない場合、ソフトウェアは同じ会計ソフトウェアのより優れたバージョンに容易にアップグレードできますか？または、ソフトウェアをCSVなどのデータ形式にエクスポートするので、後で他の会計ソフトウェアのタイトルに切り替える必要があります。

どの会計ソフトウェアが銀行サポートをサポートしていますか？

あなたの銀行から取引をダウンロードすることができるので、多くの時間を節約できるので、あなたの銀行がどの会計ソフトウェアを扱うかを調べることができます。

オンラインまたはデスクトップアカウンティングソフトウェア

オンラインアカウンティングソフトウェアは、インターネットブラウザを通じて安全に実行されるウェブベースのソフトウェアです。オンライン会計ソフトウェアは、会計データと複数のコンピュータからの記録にアクセスするのに特に便利です。

一部のユーザーにはアクセスを制限できますか？

複数の人が会計ソフトウェアを使用している場合、1人の個人がすべての機能に完全にアクセスする必要があるかもしれませんが、他の人はデータ入力領域にのみアクセスする必要があり、レポートは必要としません。

会計ソフトウェアは無料試用版になりますか？

あなたがソフトウェアを購入する前に試してみることができれば、常にベストです。ソフトウェアマニュアルの有用性を確認するには、無料トライアルの[ヘルプ]をクリックしてから、ユーザーガイドまたはチュートリアルを探してください。

03 - 会計ソフトウェアのサポートオプション

サポートコストを会計ソフトウェアの予算に当てはめることを忘れないでください。いくつかの会計ソフトウェアは、ソフトウェアの使用を開始してから電子メールまたは電話による料金ベースのサポートを提供します。ただし、中小企業会計ソフトウェアのコストは、設定した期間無料でサポートを提供するのが一般的であるため、追加費用をかけずに初めてソフトウェアを使用するときに質問することができます。その期間が過ぎると、毎年、四半期ごとに、または1回の使用ごとにサポート料金を支払うことになります。

アカウンティングソフトウェアには無料のオンラインユーザーフォーラムがあり、質問をすることもできます。あなたの質問が機能の使い方に関するものである場合は、有料のサポートには良い選択肢となることがよくあります。

04 - 使用しない機能は有料ではありません

小規模で複雑度の低いビジネスは、大企業よりも少ない機能しか必要としません。後でアカウンティングソフトウェアへのモジュールのアップグレードまたは追加については、ステップ3の質問を忘れないでください。どのように魅力的で余分な "笛と鐘"が見えるとしても、必要以上に会計ソフトウェアを購入する誘惑に抵抗してください。

一般的に、会計ソフトウェアの機能を増やすには多くの費用がかかります。ビジネスがより堅牢な財務機能を必要とするほど十分に成長した場合、コストは正当です。中小企業の場合、過剰購入が不要な会計ソフトウェアオプションが十分に用意されています。

05 - 会計士または会計ソフトウェアを使用する

会計ソフトウェアは、法律上認められた会計および税務慣行に従うことを保証するための会計士に代わるものではありません。しかし、会計ソフトウェアを使用する場合は、毎日の会計業務を会計士の手に委ねるため、小規模ビジネスのためにお金を節約できます。

会計ソフトウェアには、毎月、四半期ごと、年単位で会計士に提出する必要があるレポートがあります。レポートを印刷することも、会計士に電子的に安全に送付することもできます。

あなたの会計士に依頼して、必要なレポートを検討し、あなたが検討している会計ソフトウェアでそれらを生成できることを確認してください。