あなたの会社は中小企業会計ソフトウェアから何を必要としていますか？
アカウンティングソフトウェアは、収益、経費、顧客情報、およびその他の財務データを把握するための中小企業にとって不可欠です。 ほとんどの会計ソフトウェアプログラムに付随するタイムリーなレポートや予算分析ツールは、ビジネスオーナーに撤退し、企業財務を全面的に理解する機会を与えるため、意思決定のための優れたツールです。 しかし、プログラムやソフトウェアブランドの海では、中小企業向けの適切な会計ソフトウェアをどのように選択しますか？
会計ソフトウェアを購入する前に考慮すべき事項
会計ソフトウェアは中小企業にとって不可欠なので、特定のタイプの財務管理や会計ソフトウェアを購入する前に、いくつかの調査を行うことを確認することが重要です。 あなたの会社のニーズをよく見て、必要な日々の機能要件を測定することができます。 以下は、会計ソフトウェアを購入する前に行うべきことのいくつかです。
ニーズ分析を行う
特定の会計プログラムを決定する前に、ニーズ分析を実施して、プログラムが必要とする機能、レポート、およびレポートを評価する必要があります。 どのような会計取引が貴社にとって重要であるかを考えて、効率的に処理できるプログラムを選ぶことができます。 サードパーティのアプリケーションで必要なコントロールや統合を生成するために必要なレポートが一覧表示されます。
このニーズの分析は、選択プロセスを開始する基礎となります。
会計ソフトウェアのレビューを読む
製品の他の顧客レビューを読むことで、あなたが購入しているものの良いアイデアが得られます。 Amazonなどの多くの消費者向けWebサイトでは、使いやすさ、レポート作成、サポート、オペレーティングシステムの互換性、価格などについて数多くのレビューがあります。
あなたのニーズに合ったものを見つける
ほとんどの中小企業では、 QuickBooksのような中小企業の会計ソフトウェアをすぐに使用できます。 ほとんどのベンダーは、レポート機能とテンプレートを設定して、必要なレポートを簡単に作成できます。 ただし、業界の独自の会計および報告のニーズを満たすために、 非営利の会計ソフトウェア 、 建設会計ソフトウェア 、POS会計ソフトウェアなどの業界固有のソフトウェアが必要な場合があります。
使いやすさを考慮
あなたまたはあなたのスタッフは、購入する会計ソフトウェアの使用方法を学ばなければなりません。 あなたは何年にもわたって職員の離職率を持つことになりそうです。 したがって、あなたのニーズを満たすだけでなく、ソフトウェアの使用方法を従業員にトレーニングする時間とリソースがあれば、簡単に学ぶことができる会計ソフトウェアパッケージの選択を検討する必要があります。 退職時に従業員をプログラムに起用するリソースがほとんどない場合、QuickBooksやPeachtreeなどのシンプルで使いやすい会計ソフトウェアプログラムを選択することは、小規模ビジネスに行くための方法です。 市場でより良い会計ソフトウェアプログラムがあるかもしれませんが、あなたのスタッフがそれらを適切に使用する方法を知らなければ、中小企業はこれらのプログラムの利点を見ません。
サポートについて考える
製品の使用に役立つサポートの種類を決定する必要があります。 ほとんどのベンダーは、電子メール、電話、オンラインサポートなど、さまざまなヘルプオプションを用意しています。 一部のベンダーは、プログラムを購入すると無料のサポートを提供し、ほとんどが会計ソフトウェアプログラムに加えて購入できる技術サポートプランを提供します。 それらがすべて同じに作られているわけではないので、選択したソフトウェアベンダーからのカスタマーサポートで経験した他のユーザーに関するフォーラムを読むべきです。 一部の会計ソフトウェアベンダーは適切なサポートを提供していますが、他のものはそうしていません。
スケーラビリティを考慮する
短期から中期的にあなたのビジネスがどの程度成長すると思いますか？ あなたのビジネスの成長を予測した後、会計ソフトウェアプログラムがどの程度スケーラブルで、この成長を達成する必要があるかを知りたいでしょう。
ラップトップやデスクトップ、モバイルデバイスでも会計ソフトを稼働させる必要がありますか？ ネットワーク上で実行できる会計ソフトウェアが必要ですか？ 会計ソフトウェアにユーザーを追加するにはどれくらいの費用がかかりますか？ これらの質問を考慮する必要があります。中小企業がネットワーク上で稼動する場合は、ITプロフェッショナルに連絡して、選択した会計ソフトウェアがハードウェアと互換性があることを確認することをお勧めします。 ITプロフェッショナルは、ハードウェア/ソフトウェアの仕様を満たしていることを保証するとともに、ビジネスの運用を改善する他のネットワーキングの提案も行う必要があります。
文書管理が必要ですか？
一部の中小企業はペーパーレス環境での営業を望んでいますが、一部の小規模企業では慣れ親しんだ方が快適です。 どんなプロセスを選んでも、あなたのニーズを満たすようにソフトウェアが設計されていることを確認する必要があります。 たとえば、ペーパーレスオフィスが必要な場合は、会計ソフトウェアのドキュメント管理機能を確認する必要があります。 また、サードパーティ製の文書管理ツールを購入して、文書管理システムと統合された会計ソフトウェアプログラムがあるかどうかを見て、ビジネスのワークフロープロセスを合理化することができます。
ワークフロー管理を使用できますか？
ペーパーレスオフィス環境での運用を選択する場合、組み込みのワークフロープロセスを備えた会計ソフトウェアプログラムを選択するか、ビジネスプロセスに合わせて会計ソフトウェアプログラムを作成する必要があります。 審査と承認のために事務所の周りに物理的に紙のコピーが浮かんでいるわけではないので、タイムシート、ベンダー、または小切手の承認のような単純で複雑なタスクの承認プロセスを設計する能力が必要です。
データセキュリティニーズを検討する
個人情報、従業員の個人情報、およびお客様の情報が保護されていることを確認する必要があるため、会計データのセキュリティは常に重要です。 ただし、HIPPAなどのコンプライアンス要件が追加されているヘルスケアなどの業界では、操作が可能です。 これらの違反に対する罰金は、あなたのビジネスに支障をきたし、場合によっては50万ドルに達することもあります。 セキュリティのレベルがどのようなものであっても、設計が会計ソフトウェアプログラムに組み込まれていることを確認したり、これらのニーズを満たすために必要なセキュリティ機能をIT計画に組み込むことができます。