イベントプランナーにとっては幸運なことに、 イベント登録を支援するために利用できるツールは数多くあります。 選択肢には、イベント登録の基本に取り組むシンプルなプラットフォームと、より高度なものがあり、多機能アプリケーションを提供します。 いくつかのイベント登録プログラムは、イベント支払いを処理します。 登録が取り消された場合には、自動払い戻しも行われます。 他のパッケージは登録者の名前タグを作成します。 イベント登録ツールは、会議や企業Webサイトとの統合、 ソーシャルメディアプラットフォームへの接続を可能にします 。
残念なことに、非常に多くのオプションがあるので、あなたのビジネスにイベント登録ツールを選択するプロセスは圧倒的に言えます。 イベント企画ビジネスに最適なイベント登録ツールを選択するための簡単なガイドです。
イベント登録ソフトウェアの選択：どこから始めるの？
イベント登録ツールを選択する際には、まずあなたのニーズと必要性を判断することから始めてください。
登録優先度とイベント企画ビジネスを考えてみてください。 次のような質問をしてください。
- あなたのニーズは簡単で、登録と支払いの処理だけが必要ですか？
- メインイベントで追加登録が必要な複数のセッションを提供していますか？
- ホテルの予約や旅行手配を管理する必要がありますか？
- あなたは会議のウェブサイトをサポートしていますか？
- 名前タグを提供したり、視聴覚要件を調整したり、特別なプルアウトセッションを開催したりしますか？
- 複数のイベントを同時に管理していますか？
- あなたのイベントは年1回のイベントかワンタイムイベントですか？
これらの質問に対する答えは、お客様のニーズに最も適したイベント登録ソフトウェアを見つけるのに役立ちます。
イベント登録ツール
イベント登録ソフトウェアには非常に多くの選択肢があるため、イベントのために働いているのか、まったく利用されているのかにかかわらず、派手な機能や最新のツールに巻き込まれるのは簡単です。 最新かつ最高の人に誘惑されないでください。 代わりに、イベント登録プロセスで現在採用している機能のリストを作成し、プロセスを合理化するために追加する機能を追加します。 利用可能な機能には、次のものがあります。
- イベントのオンライン登録
- イベントオンサイト登録
- 出席者グループ登録
- 出席者のセルフチェックイン
- イベント決済処理
- 出席者の管理とレポート
- 出席者のバッジ作成と管理
- 個人セッションの登録
- フォーム開発
- ホテルルームマネジメント
- マーケティングマネジメント
- ソーシャルメディア
- アンケートとイベントフィードバック
すべてのイベント登録ツールが高価なわけではありません
多くのイベント登録ツールは、リーズナブルな価格で標準機能を提供します。これは、簡単なイベントを管理する場合に適しています。
これらのプログラムには、あなたのウェブサイトにリンクできる基本的な登録フォームが含まれています。 クレジットカードの支払いを登録して処理するために、クレジットカード情報を含む登録情報を収集することができます。 さらに、出席者登録リストをコンパイルまたはエクスポートすることもできます。 計画しているイベントの種類とイベントの頻度によって、これらのシンプルなツールは、まったく役に立たないあらゆる種類の特別な機能でうまくいきません。
余分な機能を提供するマルチファセットイベント登録ツール
大規模な会議を予定しているイベント企画作業がある場合は、基本以外の追加機能を提供するイベント登録ツールが必要なものだけかもしれません。 ソリューションには、イベント登録を処理し、その機能と、より複雑で大規模なイベントのさまざまな詳細を追跡および報告する機能が組み込まれています。
イベント参加者が会議に登録し、所定のセッション内で特定のワークショップにサインアップする場合、その機能を有効にするツールがあります。
一部のソフトウェアでは、1つの支払い元で1つの組織の複数の出席者を処理することができます。また、グループ割引や早期登録料に基づいて異なる価格構成を提供するソフトウェアもあります。 カスタマイズされたレポートが必要な場合は、個々のワークショップまたは選択した他のパラメータに基づいて出席リストを編集してレポートを自動的に生成するイベント登録パッケージを探します。 会議では一般に印刷された名札が必要なので、「必須」リストに入れて、イベント登録プロセスの一環としてこれらを自動的に作成し、参加者が会議全体に登録されているかどうかを反映するカスタマイズを探しますまたは特定の日のみに限定されます。
登録統合ツール
多数のイベントを実施するイベントプランナーのために、既存のデータベースに登録データを統合することは、組織にとって重要な機能です。 登録者をデータベースに追加する現行の方法を検討し、改善の領域を特定します。 この情報を、ボランティアまたは寄付した個人など、既存の情報と統合するさまざまな方法を考えることが重要です。 ほとんどのイベント登録アプリケーションは、手動でデータをエクスポートする機能を提供します。 しかし、この方法では、手動でデータベースに情報を再度インポートする必要があるため、時間がかかります。 あなたのイベント登録の要求だけでなく、あなたの構成管理ニーズを満たすことができるパッケージを探索してください。
購入前に試乗しましょう
イベント登録ソフトウェアの選択肢を絞り込んだら、無料試用期間を提供するかどうかを判断してください。 それはあなたに機能をテストするだけでなく、それがあなたが必要とする機能を持っているかどうか、あなたのイベントに適しているかどうかを確認する機会を与えます。 また、あなたの質問に答えたり、問題を解決するために働いているときに、彼らのレベルのカスタマーサービスを体験する機会です。