さまざまな調達カードプログラムがありますが、会社承認のベンダーのみを使用するベンダーもあれば、ベンダーを使用できるベンダーもあります。
調達カードを使用して従業員が行った購入は、一般に小額かつ低額です。 調達カードプログラムに関する多くの否定的な反応は、特に従業員によるカードの乱用に向けられています。 しかし、調達プログラムのメリットは、プログラムの運用に伴うリスクやコストよりはるかに大きいものです。
調達カードの利点
米国政府は、2500ドル未満の購入は政府支出全体の2％にすぎないが、すべての購入額の85％を占めていることを発見した。 これらの小規模な購入の管理コストが実際のドル支出を超過することが多いため、多くの政府部門で調達カードの使用が増加しました。 1つの政府機関である商務省は、調達カードを使用することにより、年間2200万ドル以上を管理コストと購買処理時間の短縮で節約できると推定しています。
カードを使用することで、購買部門は総支出の98％を占める調達総額の15％にその努力を集中させることができました。
内部統制の導入
調達カードの乱用は見出しのニュースですが、多くの場合、特に政府部門では、高いドル価値を示していますが、多くの場合、総支出の1％の半分以下です。
しかし、虐待は発生しますが、適切な内部統制を実施して、無駄や虐待を減らすことによって制御することができます。
強力な管理方針は、調達カードプログラムの成功に不可欠です。 管理者は、カードに許可されている使用が何であるかを明確に定義し、支払延滞、詐欺、虐待に対するペナルティを定め、課すべきである。 もちろん、コントロールを実装するにはバックオフィスの手続きとリソースが必要です。 調達カードの乱用を監視し対処するための十分なリソースがない場合、ユーザーによるプログラムのコミットメントの欠如が見られるため、悪用は継続され、増加します。
誰がカードを手に入れますか？
調達カードプログラムに見られるもう一つのネガティブな点は、企業は購入するすべての従業員にカードを渡す必要があると考えているということです。 これはそうではありません; 調達カードが発行され、信頼されている。 会社は実際に会社のお金を使っているので、カードのユーザーを信頼できる必要があります 。 従業員が選択され、レビューされ、承認されなければならない承認プロセスが実施されるべきである。 従業員のクレジットが悪い場合は、企業調達カードを提示する必要がありますか？
支出制限を課す
クレジットカードと同様に、ユーザーのクレジット限度額があるはずです。
クレジットカード会社は、カード所有者に支払い能力に基づいて制限を与えます。 調達カード保有者にとって、企業は、カード保有者に、その地位とその可能性の高い支出に適した支出限度額を与えるべきです。 例えば、ITアナリストとして雇用されている人は、プリンターインクと小型コンピューター周辺機器を購入する必要があります。これは1年に数百ドルに過ぎません。 この従業員の支出限度額はこれを反映するものであり、すべてのITスタッフに支給される支出限度額2500ドルは与えられません。 支出限度額は定期的に見直され、実際の支出に基づいて適切なレベルが従業員に与えられるべきである。