企業記録とは、 米国法人が内国歳入庁（IRS）が要求するように機能していることと、事業が組み込まれている国の法律（企業の事業体として形成されている）を示すために保管する必要がある記録です。
コーポレート・レコードはなぜ必要なのですか？
企業が独立した団体であることを示すため、および企業の盾を責任から守るために、 法人が内国歳入庁の要求に応じて適切に機能していることを示すために、企業の記録が必要です。
コーポレートレコードブックとは何ですか？
企業によっては、必要なすべての書類を含む企業の記録「本」があります。 他のケースでは、企業の記録はオンラインまたはファイルキャビネットに保存されます。 内国歳入庁があなたの会社を監査する場合、記録は1か所にあり、利用可能でなければなりません。
また、企業の記録を「クラウド」に保存することもできますが、これらの記録には機密情報や独自のプロセスが含まれている可能性があるので、サーバーが安全であることを確認してください。 Small Business-Canada ExpertのSusan Wardには、このプロジェクトのお手伝いをする文書管理に関する素晴らしい記事があります。
コーポレート・レコードはどのように作成されますか？ 誰がコーポレート・レコードを保管していますか？
企業の記録は、あなたの会社の取締役会によって生成されます。 取締役会は、会社の定款および年次報告書などの書類を作成します。 取締役会はまた、取締役会の会合中に議事録や議事録などの文書を作成し、編集する。
企業秘書は通常、すべての企業の記録を保管するように指定されています。 もちろん、すべてのレコードに署名しなければならず、実行されるアクションには文書が必要です。 企業が株式を保有している場合、企業秘書（通常はこの個人の事務所）は株式保有記録を追跡します。
また、各取締役会に出席し、欠席している取締役会メンバーを指摘する。
理事会決議の記録を残す
企業の取締役会は、全体的な方針と決議（決定）を承認し、日々の意思決定に関与していません。 企業理事会の最も重要な活動の1つは決議をすることです。 決議は、基本的に取締役会の意思決定を記録する文書です。 企業の決議は、以下を含む多くの事項で行うことができます。
- 法人の主要な取引の記録
- 契約の承認
- 不動産（土地および建物）の売却または購入の記録
- 多数の従業員の雇用またはレイオフ
- 新しい市場や新しい場所への拡大
これらの決定はすべて記録されなければなりません。
他のレコードは何を含むべきですか？
- あなたの定款およびこの文書を改訂するすべての記事。 これらの記事はあなたの州に提出されますが、依然として原本とすべての変更のコピーが必要です。
- 法人所属 。 細則は、取締役会の業務を統括する指針である。 細則には、 執行役員の職務 、年次総会に関する情報、取締役会が方針と票をどのように設定するかが含まれています。
- 年次総会を含むすべての株主総会および取締役会の議事録
- 年間報告
- 株式取引と株式保有を追跡するための株価レジスタ。
- 法人事業および税務決議
- 採用と任命の決議
- ディレクターの利益相反の決議
- 法人へのおよび企業による融資の決議
- 従業員給付および退職制度に関する決議
- 株式配当決議
あなたの理事会を構成し、記録を保持する州法に従う
あなたの会社を設立するときは、あなたの会社を組織し、運営するための州のガイドラインに従っていることを確認するために、あなたの州に確認する必要があります。 すべての州には、企業を支配する特定の規則があります。 詳細については、 州の国務長官または弁護士に確認してください。