デスクから送信（名前を挿入）
時々私は彼の机の名前で電子メールを送る弁護士から電子メールを受け取ります。 ここでは、電子メールへのそのアプローチのいくつかの問題があります。
まず、ほとんどの電子メールシステムの受信トレイの表示インデックスには長い名前が表示されません。 ほとんどの人は、「机のなかから」の一部と、その人の名字の手紙の一部しか見ません。 もっと重要なのは、それはばかげて、ちょっと面倒なようです。 机は電子メールを送信しません。 弁護士が電子メールを送信する場合、弁護士は自分の名前でなければなりません。
ファンシーエフェクト
いくつかの弁護士は、電子メールの出現を創造することが大好きです。 先日、私は弁護士の署名のブロックを見ました。そして、私は視力の問題を抱えていると思いました。 ぼやけた手紙が意図的だったことが分かります。 特殊効果は面白く見えるかもしれませんが、言葉を読みにくくするものは悪い考えです。 特に読むのが難しいのは、弁護士の名前と電子メールアドレスです。
手紙の特殊効果よりもさらに悪いのは、弁護士がアートワークやファンシーグラフィックスを使って電子メールを乱雑にしている場合です。 これにより、メッセージのダウンロードが遅くなり、開くのが遅くなり、読むのが面倒になります。
電子メールの目的は、芸術的なスキルではなく、情報を伝達することです。 単純にする。
署名ブロックがありません
ほとんどの電子メールシステムで自動署名ブロックを設定することは難しくありません。 複雑である必要はなく、シグネチャブロックに含める情報の量に応じて意見が異なります。 一部の弁護士は、電子メールのフッターをすべての電子メールに出てくるミニ・コマーシャルに変え、他の弁護士は名前と電子メール・アドレスまたは電話番号だけで、非常にシンプルなアプローチを取っています。
ほとんどの場合は、フッターの一番下にプライバシーに関する通知や法的免責を書いています。 これらのすべては、電子メール署名ブロックの許容される使用です。 受け入れられないのは、送信者を特定しない電子メールを送信することです。 メールの受信者は、誰がそのメールを送信したかを推測する必要はありません。 弁護士は、彼らが送信するすべてのコミュニケーションにおいて、弁護士が明確に識別しなければならない。そして、弁護士が賢い場合、電子メールにはプライバシーに関する通知も含まれる。
怒っている間にメールを書く
人々に手紙を送る古いシステムの利点の1つは、手紙が書かれてから実際に手紙を受け取るまでの間に「冷やす」期間があったということでした。 弁護士が手紙を入力した場合、郵便局に行く前に数時間テーブルの上に座っている可能性があります。 それが指示された場合、秘書がそれを入力し終わる頃に、弁護士は彼を最初に怒らせたものを乗り越えた可能性があります。
その保護は電子メールには存在しません。 電子メールで、弁護士は怒りを引き起こした何秒もの間に怒っている告発を発砲することができます。 99.99％の時間はこれが悪い考えです。 誰も怒りに追い込まれたときにはっきりとは思っていません。 怒りの一部が消えたときに何か他のことをして、問題のある問題に戻ってください。
クライアント、友人、お金の保有と紛失の違いを生む可能性があります。
タイムリーな返答をしない
一部の弁護士は、ビジネス通信に対応するための古い「5日間のルール」が電子メールにも適用されると感じています。 それはしません。 どんなに不便であっても、実際には、メールで送信された手紙よりもメールへの応答が早くなると予想されます。 クライアントまたは他の弁護士が電子メールを送信する場合は、可能な限り24時間以内に返信を試みてください。 現時点で適切な注意を払うことができない複雑な問題の場合は、少なくとも謝辞を送って、いつ応答を期待するかを知らせるようにしてください。 ほとんどのクライアントは、電子メールが受信され、近い将来応答されるというフレンドリーなメッセージを感謝します。 沈黙に直面して、クライアントは、弁護士が電子メールを受け取ったかどうか、応答が進行中であるかどうか、またはクライアントの懸念が無視されているかどうかを推測しておく必要があります。
Toフィールドに間違った受信者
電子メールシステムのオートコンプリート機能に関する素晴らしい点の1つは、弁護士がクライアントまたは同僚の電子メールアドレスをより迅速に見つけることができることです。 オートコンプリート機能のリスクの1つは、慎重でない弁護士が間違った人に電子メールを送信できることです。 場合によってはこれはほんの少しの恥ずかしさに過ぎないかもしれませんが、場合によっては職業過失につながる可能性もあります。 傍受された弁護士または他のクライアントにも機密のクライアント通信を誤って電子メールで送信しないでください。
「すべて返信する」オプションを使用する。
異議のある弁護人は、提案をして電子メールを送ったり、問題に関する彼の立場を主張したりします。 この電子メールをケースに関わるあなたの会社の他の弁護士に転送して議論します。 まもなく、「すべて返信」ボタンが自由に使用されています。相手の弁護人があなたの会社の内部の議論にコピーされていることに気づいた人はいません。 それは起こる。 議論のために電子メールを転送する場合は、転送する前に送信者の情報を除外します。 Reply Allオプションを使用するときはいつでも、送信を押す前に受信者リストの各電子メールアドレスを確認してください。
8.厄介な件名。 メールで他の弁護士に送られたものは誰にでも転送できることを覚えておいてください。 "私のばかげたクライアント"や "愚かな裁判官の命令"などの件名を使用する前に2回考えてください。 その電子メールのコピーがどこに着くかも知れません。 また、件名を空白のままにしておかないと、別の弁護士があなたの事件に関する電子メールを知らないことがあります。 「Parkersonのケース」または「スミス提案の合意」の簡単な件名、または電子メールの内容に関連するタイトルが一番うまくいきます。
また、「愚かなクライアント」は電子メールの内容の最も正確な記述であるかもしれませんが、それは件名のための貧しい選択です。
9.あなたのトーンを見て - 他人のことを間違ってはいけません。 人々がお互いに対面して話すとき、顔の手がかりと声調は、通常、人の意図を明確にします。 電話では、人の声は、たいてい、誰かが皮肉ったり、冗談を言ったり、深刻なことを伝えるのに十分です。 しかし、電子メールでは、人の意図を完全に誤って読むのは危険です。 多くの友人は、ある人が電子メールの文で別の人の意図を誤読することによって損傷を受けています。 弁護士はすでに互いに争っていたので、弁護士が相手の人が敵対的であると思われるのは簡単です。
「怒っている間に電子メールを書く」で説明したように、数分間かけて冷静にしてから、そのジャークの電子メールへの応答を送信します。
1時間が過ぎると、最初に完全に間違っていることに気付くかもしれません。 電子メールでの発言に対するヘア・トリガーの反応を持たず、送信者が最初に現れた意図とは異なる意図を持っている可能性があるかどうかを検討するまで応答を発しません。 声明が複数の方法で読まれていて、そのうちの1つが非攻撃的であると思われる場合は、致命的な電子メールを使って頭を切る前に、送信者に疑念の恩恵を与えてください。
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