組織化には、紙の束をきれいに丁寧に丁寧に仕上げることや、あなたが机の上に置いた混乱からほこりを取り除くこと以上のものがあります。 組織では、ビジネスのさまざまな部分のシステムと手順を作成します。 これにより、生産性と収益性を高めることができます。 以下の考え方には、中小企業でより組織化できる最善の方法がいくつか含まれています。 遅くて持続的な改善のために1つだけを試してください。あるいは今年あなたのビジネスに新しい組織プロセスを毎月組み込む予定です。
01 - 論文と文書を管理する
作業しているドキュメントの種類についてより良いアイデアが得られたので、今度はオフィスファイリングシステムを作成（または改善）するときです。 Susan Wardは、文書処理システムの作成に役立つガイドをまとめ、 文書処理システムの作成や微調整に役立てることができます。
ペーパーレスオフィスに向かうことに決めたら（ これらの賛否両論を先に読んでください ）、 まずは FreshBooksのようなオンラインの請求書作成サービスとペイメントサービスを利用して、領収書をスキャンしてデジタル化し、DocuSignデータのバックアップとアーカイブにクラウドを使用しています。 今年のイベントで名刺を集める場合は、名刺スキャナーに投資してすぐに連絡先情報をデジタル化して紙カードを捨てることもできます。
02 - 適切な生産性ツールを使用する
- 連絡先管理。 ネットワーキング中に会う人を覚えておくことから、連絡先情報を管理するシステムが必要です。 Salesforceのような包括的な顧客関係管理（CRM）システムを選択するか、小規模な管理のために、既存の連絡先アプリを設定してビジネスに役立てることができます。
- ミーティングとコミュニケーション。 電話やビデオチャットサービスを利用して直接対面して会議を行う場合でも、プロセスをより組織化する方法があります。 Doのようなサービスを使用して、会議の前、後、後をより組織化することができます。
- 会計と簿記。 Quickbooks Online、Xero、Waveなどのツールを使用して、請求書の作成、支払い、キャッシュフローの管理を整理し、合理化します。
- 旅行と経費の追跡。 Expediaやトリップのようなアプリを使って旅行計画を簡単にすることができます。 その後、一旦道路に行くと、Expensifyのようなアプリは、あなたが家にもっときれいに整理されたときに経費を追跡し、レポートを作成するのに役立ちます。
- ソーシャルメディア管理。 体系的で組織的にアプローチしていない場合、ソーシャルメディアでどれくらいの時間を無駄にすることができるのか、私たちは皆知っています。 このため、HootsuiteやBufferなどのツールは、小規模ビジネスオーナーにとって非常に貴重です。
- 電子メール管理。 中小企業でGmailを使用している場合は、受信トレイをすばやく整理できるGoogleの拡張機能を利用できます。 別のメールアプリを使用している場合は、SaneBoxで自動フィルタリング、リマインダーなどをお試しください。
- プロジェクト管理。 優れたプロジェクト管理アプリケーションは、タスクを追跡したり、ファイルを共有したり、チームメイトと1か所でコラボレーションするのに役立ちます。また、あなたの仕事を整理するのに最適なツールの1つになります。 オールインワンプロジェクト管理ソリューションのためにBasecampまたはAsanaを試してみてください。
生産性は非常に個人的なプロセスであり、必要なアプリケーションは、自分の仕事や仕事の仕方に固有のものになります。 プロセスに新しいツールを組み込む前に、必要なものを探し出す時間を取ってください。 あなたはあなたが思うほど多くを必要としないかもしれません。 生産性向上ツールのインスピレーションを得るには、 101の小規模ビジネス生産性アプリを使ってこの記事を読んでください。
03 - あなたのコンピュータを整理する
ここでは、コンピュータを整理して作業形態に戻すためにできることのリストを示します。
- デスクトップをクリーンアップします。 ここにはいくつかの方法があり、あなたの仕事のスタイルとコンピュータの使い方によって異なります。 ゴミ箱以外のデスクトップからすべてを取り除くことができます（デスクトップ上のアプリケーションアイコンはショートカットに過ぎないことに注意してください）。実際のアプリケーションはすべて通常アプリケーションフォルダにあります。 または、最も頻繁に使用されるアプリやファイルにいくつかのショートカットを追加することもできます。 できるだけ効率化されていますが、私のデスクトップを使って、現在作業中のファイルに簡単にアクセスできるようにしています。 私が終わったら、永遠の家に移動します。
- デジタルファイリングシステムをセットアップします。 あなたの書類に常設の家を貸していると言えば、これはあなたに完全な意味を持つファイリングシステムを作成する場所で、必要なときに必要な書類を見つけることができます。 ファイルとフォルダの構成に関するこのガイドでは、開始に役立ついくつかの優れたヒントを提供しています。
- ソフトウェアを更新します。 お使いのコンピュータが自動的にアプリケーションとオペレーティングシステムのアップデートをインストールするように設定されている場合は、素晴らしいです。 それが手動プロセスの場合は、多くの場合、セキュリティパッチが含まれているため、少なくとも2か月間の更新を確認する必要があります。 次に、年に一度、使用しているソフトウェアの現在のバージョンを確認し、アップグレードする時間があるかどうかを判断します。
- ウイルスとパフォーマンスの問題をスキャンします。 あなたが持っているコンピュータのタイプにかかわらず、それらのすべてがウイルスやマルウェア（はい、Macでも！）を取得する可能性があります。 Windowsベースのコンピュータを使用している場合、PCWorldのこれらのPCメンテナンスのヒントは、コンピュータの健全性とスムーズな動作を維持するのに役立ちます。
- データバックアップの整合性を確認します。 あなたのデータをバックアップしていますよね？ そうでない場合は、当面は他のものをすべてスキップしてください。 Carbonite、Backblaze、CrashPlanなどのクラウドベースのデータバックアップサービスを使用することも、コンピュータに接続する外付けハードドライブを使用することもできます（私はその両方を行います）。 どちらのオプションを使用する場合でも、手動で何もする必要がないように、サービスまたはドライブを連続自動バックアップを実行するように構成します。 その後、1年に1回または2回、バックアップサービスに入り、ドライブを突っ込んで、ローカルコンピュータにコピーを引き出す必要がある場合は、すべてがそこにあり、アクセス可能であることを確認してください。
- あなたの受信トレイを争う。 多くの中小企業の所有者は、電子メールの受信箱と恋に嫌な関係がある。 彼らはそれが非常に生産的で効率的なコミュニケーションツールであるため、それを愛しています。 彼らはすぐに不必要なストレスを引き起こして制御から抜け出すことができるので、彼らはそれが嫌いです。 自動化を使用したり、日常的に受け取るものを合理化したり、日中に電子メールをチェックする頻度を制限するなど、受信トレイを一列に保つためにできることがあります。 あなたの受信箱を強力な生産性ツールにしてくれるメール管理のヒントについては、この記事をお読みください。
上記のヒントは、あなたの中小企業をすぐに組織化するのに役立ちますが、どれくらい速いものが制御不能になるかを覚えておいてください。 これらの活動と決着を組んで、紙、生産性ツール、コンピュータの状態を月に数回素早く簡単にレビューできるようにすることで、組織化され、圧倒的なレベルの混乱を避けることができます。