ミーティングの7つのヒント
退屈な会合に別れを告げ、従業員の関わりや意欲を引き出す効果的な会合の実施方法を学びます。
効果的な会議のための7つのヒント
会議の目的を確立する
ミーティングアラートを送信してカレンダーに入れる前に、ミーティングを開催して目的を決定する理由を尋ねます。 それは、経営者の変化に迅速に従業員をもたらす会議ですか？ あなたはプロジェクトに関する決定をしていますか？ 新しいビジネス戦略のブレーンストーミングセッションですか？ あなたの目的には、対面式のディスカッションやインタラクションのために部屋に従業員を集めることが必要です。 会議の目的がステータスの更新である場合は、おそらくグループのメールを送信する方が、誰の時間を使うのがよいでしょう。
会議の目的を伝える
他の人をあなたの会議に招待するときは、会議の目的を明確にしてください。 これは、焦点を絞っただけでなく、従業員がドキュメントや手元の問題を考えて会議に出席できるようにします。
コミュニケーションは効果的な会議に不可欠です。
出席者を選択する
誰も彼らや仕事に関係のない会議に出席することを感謝しない。 本当に誰がそこにいる必要があるのか、その理由を決定します。 誰の入力が必要ですか？ どの同僚が参加しなければならないのでしょうか？
誰かがあなたのリストに載っていて、議論されたことを単に知らされる必要があるなら、彼らに好意を示してリストから外してください。 彼らはフォローアップ電子メールで簡単に更新することができます。 貴重な時間であり、不要な会議に従業員を同席させることで、雇用者は生産性に悪影響を及ぼすことを望んでいません。
ミーティングアジェンダを作成する必要があります
決まった会議の議題なしに会議を開催することは、帆船に登って風があなたが行きたい場所に行くことを望むことに似ています。 あなたは文字通り海で迷子になるでしょう。 あなたのミーティングの議題はあなたを最終目的地に導きます。 議論すべき話題と、他の人が参加している場合には各項目に対処する人を含める。 参加者にアジェンダを事前に電子メールで送信し、誰もが何を期待して準備ができているかを知ってください。
あなたの計画に固執する
ディスカッションが脱線して接線方向の話題になると、最高の計画を立てた会議でさえもうまくいかないでしょう。 これが、ほとんどのミーティングが目的を達成できない理由です。 あなたの会議の初めに、あなたのアジェンダの全体的な会議と同様に、各項目の基本規則と指定された時間配分を確立します。 たとえば、「今日はありがとうございます。 みんなの時間は貴重なもので、この会合を1時間以内に保つことが私の目標です。
手元にあるアイテムに固執し、後で他のテーマに関するディスカッションを予約しましょう」議題を独占したりトピックを紹介している人なら、議題ではなく、誰でも参加できます。
それらを引きつける
ビジュアルエイドは、ミーティングに集中し、電話や時計に集中しないようにするために、長い道のりを歩んでいます。 会議室の前にあるスマートボードにアジェンダを投稿してください。 コンピュータを使用してビジュアルを大画面に投影する。 目を前に立たせるもの
会議を要約する
会合を離れて、あなたの同僚とはまったく異なるテイクアウトをしたことがありますか？ 24時間以内にフォローアップを電子メールで送信して、会議でこれが起こらないことを確認してください。 要約を含めるとともに、取り上げられた重要なトピックを強調表示し、割り当てられたタスクと期限を示す。 これをタイムリーに送信することで、出席者が間違った方向に向かないようにすることができます。