私のビジネスのための運転システムをセットアップするためのオプションは何ですか？
会社の従業員はますます移動するようになり、従業員数は日々増えています。
ビジネスには2つの選択肢があります.1つは社有車のフリートプログラム、 もう1つは自社の車を運転する従業員の償還プログラムです。
艦隊プログラム （会社所有車）は、サービストラック、バン、配送車両、または他の機器要件を備えた特定の機能のために輸送手段を提供する必要のある雇用主にとって魅力的な選択肢です。 艦隊プログラムは、あなたのビジネスコントロールと、保険や車両保守のようなものの監視と、会社が重要と考える車両の特徴を選択する能力を与えます。 これらには、コーポレートブランド、安全要素、テレマティクスなどの機能が含まれており、車両がどこに位置し、運転されているかを24時間いつでも把握できます。
自家用車を運転する従業員の償還制度は、 営業やサービス事業など、従業員向けの特殊車両やトラックを必要としない企業。
払い戻しは、労働者の柔軟性と選択肢を提供し、内部管理が少なくて済み、先行費用や資本の枯渇を必要としません。
どのシステムを使用するかを決める上で重要なことは何ですか？
モデルにかかわらず、車両や払い戻しは、車両に関連する業務用の従業員に適切に払い戻すか、高価なIRS監査や悪質な集団訴訟などの結果に直面する必要があります。
フリートプログラムについては、プログラムの主な目的を従業員の特典（利益）として、またはビジネスの交通ニーズに合わせて尋ねてください。 主な目的がビジネスツールを提供することであれば、従業員の個人的な車両使用に関連する費用を回収することで、車両費用を削減することができます。
払い戻しプログラムでは、フラットカーの手当、セント・マイルプログラム、または標準のIRSマイレージのいずれかを選択して、労働者に払い戻すことができます。 しかし、これら3つの選択肢のすべてが、ガス価格の変動や運転されるマイル数のような個々の運転手の費用を正確には考慮していないため、毎年従業員1人当たり数千ドルを失う可能性があります。
FAVRとは何ですか？それはなぜマイレージの払い戻しのための最善の選択肢ですか？
FAVRは、IRSの収益手続きであり、従業員は、運転のための運転に関連する固定費および変動費に対して無税であることを払い戻します。 固定コストには保険、ライセンス、登録料が含まれ、変動費には燃料やメンテナンスが含まれます。
FAVRは、毎月変わる可能性がある人のローカルコストとビジネスマイレージに基づいて、各モバイル従業員にカスタマイズされた払い戻しを提供するため、最も正確な払い戻しソリューションです。
しかし、すべての固定費と変動費を正確に記録することは、管理が複雑になる可能性があります。そのため、ほとんどの雇用者はそれを使用しません。
多くの雇用主は、「1つのサイズに合った」アプローチ（従業員一人あたり月額500ドル）のように、より単純なフラットカーの手当を選択します。 しかし、この方法では、2回の出張が同じではないという事実は考慮されていないので、2人の従業員は同じ額を払い戻すべきではありません。 セント・マイル・プログラムの払い戻しはより公平ですが、依然として正確ではありません。
なぜIRSの標準的なマイレージ率が最良の選択肢ではないのですか？
ほとんどの企業では、 IRSのビジネス・マイレージ・レートを使用して、個々の従業員の払い戻し額を計算しています。 しかし、IRSレートは、 前年度に車両を運営するための全国平均費用に基づいているため、必要な償還率ではありません。
IRSレートは、実際の払い戻しレートではなく、前年度データを使用したポイントインタイムの平均コストです。 従業員は、払い戻されている以上に旅行に費やしている可能性があります。また、ガス価格が下がった場合、過剰償還される可能性があります。昨年の数値に基づいていたため、支払額が調整されません。
フラットカーの手当と払い戻しについては、ほとんどの企業が間違っていますか？
フラットカーの手当は、違う場所に住む従業員に払い戻す場合、公正ではありません。 たとえば、ある従業員は、ガス価格が他の従業員が住んでいる次の町の価格より12セント安い地域に住むことができます。 また、自動車保険料や税金などの固定費は、場所によって大きく異なります。
その他の運転費も異なります。 例えば、自動車保険の保険料は、ノースカロライナ州シャーロットの825ドルからデトロイト、ミシガン州の3,150ドルまで、州によって大きく異なります。 同じ21,000ドルのセダンの税金はネバダ州では249ドル、ロードアイランドでは1,689ドルもかかる。 毎年の修理費用は、ニュージャージー州で平均393ドル、バーモント州では270ドルと、各州で同じではありません。 異なる場所にいる従業員に同じ定額制を支払うと、これらの差異は完全に無視されます。
自動車手当は報酬のように扱われるので、 FICA税 （社会保障税とメディケア税）を払っている雇用主と、FICAと所得税を払っている従業員の両方に課税されます。 これは、従業員が自動車手当の額、所得税およびFICAの拠出額を控除している間に、会社が自動車手当の額と関連するFICAの税額拠出額を支払うことを意味します。 FAVRのような免税払い戻しモードでは、従業員は雇用者が払い戻す額とまったく同じ額を「家に持ち帰る」。
フリート車を個人的に使用するために課金する際に企業が間違っているのは何ですか？
一部の雇用者は、従業員が会社所有の艦隊を個人的な運転のために特権として使用することを認めています。 しかし、あなたは、この個人的な使用が従業員に課税されることを認識していない企業がいくつあるかに驚くでしょう。 企業はまた、この課税対象の利益のために各ドライバーに課金されるべき金額を計算する良い方法がありません。
多くの場合、組織は、ドライブする個人マイルの数にかかわらず、すべてのドライバーの個人的な使用をカバーするために一定額を請求することがあります。 これは、個人用にかなり多くの車両を使用する従業員にとって、大きな金銭的利点となります。 しかし、業務用の車両を厳格に運転し、労働条件外で自家用車を保有する従業員は、不当に課金される可能性があります。
企業が従業員に正確に払い戻しをしないとどうなりますか？
ビジネス関連の運転費のための労働者への不正確な払い戻しは、毎年何千ドルもの費用がかかる（毎年、Motusが計算した従業員1人当たり約3000ドルです）。 しかし、これは集団訴訟費用に比べて何もない 。 近年、労働者は、不公平な償還慣行を補うために、雇用主に7百万ドルもの訴訟を成功させることに成功しています。 カリフォルニア州では、カリフォルニア州労働法第2802条が特に厳格であるため、これらの訴訟は例外的なものではなく、急速にルールになっています。
カリフォルニア州法では、 「雇用者は、従業員がその職務の遂行の結果として必要とするすべての必要な支出または損失に対して[無害で[無害で] 補償する 」ことが保証されています。仕事で使用されている機器や道具のコストに匹敵しますが、現在はマイレージの払い戻しのケースでますます使用されています（Radio Shack and Toys "R" Usの例）。
艦隊のプログラムには、これらの車両を個人的に使用するために従業員に正確な料金を請求する場合にも、独自の課題があります。 会社の車両を個人的に使用することは適切に文書化されなければならず、従業員は個人的な使用のために請求される必要があります。 報道されていない個人的なマイレージは、企業が高価なIRS監査のリスクにさらされ、チャージバックを逃してしまいます。
私のビジネスに役立つリソースは何ですか？
あなたのビジネスは、新しいデジタル職場にビジネスマイレージの費用を追跡するのと同じテクノロジーを使用することができます。 ここではいくつかの例を示します。
- 従業員のビジネス旅行情報を収集し格納するGPS対応のスマートデバイス
- 従業員のマイレージ追跡を自動化し、各従業員の正確なビジネス、通勤、個人マイルを正確に把握するモバイルアプリ 。
適切なモバイルアプリケーションとソフトウェアプラットフォームを使用することで、ドライバーの手動タスクを排除して、運転行動やモバイル労働力の効率性についての洞察を得ながら、生産性の向上、コストの削減、IRSへの準拠の確保を実現できます。