バックアップ計画を立てる
理想的には、突然の病気やその他の緊急事態が発生した場合に備えてバックアップ計画を立てておくことが理想ですが、重要な従業員が出発を示唆したり予告したりする場合は、すぐに他の人に任命する計画を立てる必要があります。
高位の管理者と潜在的な代理人は、彼の役割のあらゆる側面を理解する必要があります。
承継計画の大部分は文書化です。 各従業員が作業しているすべてのものは、公開マニュアル、カレンダー、予定表またはファイルの一部でなければなりません。 この文書には、外部の連絡先情報と、従業員の仕事によって作成されたExcelマクロ、コンピュータプログラムまたはその他のショートカットの説明が記載されている必要があります。
この計画には、残りの従業員が圧倒されず、既存の作業より優先される作業が分かるように、優先順位の明確なリストも含まれていなければなりません。
情報セキュリティの検討
主要な従業員は、銀行口座、重要なコンピュータシステム、オンラインサービスにアクセスすることが多い。 意図的な不正行為や情報の盗難はまれではありますが、もはや不要になったらすぐにアクセスを削除することが最良の方法です。
アクセスを削除するだけでなく、アクセス権を保持する必要があります。
たとえば、別の従業員は、2つの署名のチェック署名システムを維持するために、チェック署名権限を与える必要があります。 離職した従業員がウェブサイトアナリティクスなどのオンラインサービスにサインアップし、会社の電子メールを使用している場合は、必ずクレデンシャルを転送させてください。
最終給与と給付を発行する
退職している従業員は、最終給与の支払い、未使用の休暇日などの未払い給付を受ける権利があります。
未払フリンジ給付の支払いは、雇用契約および現地法によって異なります。
州法も支払いを行うためのタイムラインを設定しています。 従業員があなたの会社に滞在していた場合、定期的に予定されていた給料日になっていたはずです。 多くの企業では、退職している従業員が最終日に自分の最終給与にサインすることを好みます。 あなたの簿記サービスと協力して、最終金額を計算してください。
財務諸表を更新する
従業員が既にストック・オプションまたは繰延報酬を受け取っている場合、費用および付随する負債はすでにあなたの本に記録されている可能性があります。 出発がゴールデンパラシュートまたは別の契約期間を引き起こした場合は、財務諸表にまったく含まれていれば、払い戻し額は脚注に過ぎません。
次の報告期間まで待つのではなく、あなたの簿記担当者に、従業員の出発時に発生した財務取引を反映するために適切な仕訳入力を直ちに行うようにしてください。 これは、報酬によって生じる利益のシフトを説明または調整する必要がある場合に備えて、事前警告を行います。
投資家に通知する
ほとんどの従業員は交換可能とみなされ、その離脱は投資判断にとって重要とは考えられません。
ただし、例外があります。 1つの例は、出発した研究者が自社の業務の中心となる研究を混乱させる有力な科学者の出発です。
それにかかわらず、ベストプラクティスとして、重要な従業員の離脱について投資家に通知するリリースを送信する必要があります。 これは、あなたの階級内の混乱や不平等の恐怖を落ち着かせるのに役立ち、投資家が裏づけを検討することを妨げることになります。 また、投資家があなたの会社の内部で何が起こっているのかを知らせ、今後どのように成長する予定であるかを知らせるための良い方法です。