なぜ理事会議事録を取るのですか？
実際に企業会議の議事録を取って記録する理由はいくつかあります。
会議の議事録を取る最初の最も重要な理由は、あなたが決めたものの記録を持つことです。 私は、数ヶ月前に取締役会の決定を覚えていなかった取締役会に座っていました。 あなたのビジネスのために書面で何かを持っている、
企業理事会の第2の理由は、受託者と責任のためです。 役員は信頼の地位にある。 彼らは企業の株主が投資した資金についての決定を下しており、賢明に行動し、企業の利益を最大化し、利害の衝突がないことを証明できる必要があります。 取締役会議事録を持つことにより、取締役会は彼らが善意で行動し、自分の行動に対する個人的責任を回避することを証明するのに役立ちます。
3番目の理由は税務上の理由によるものです。 法人は個々の株主とは別個の組織です。 あなたがその分離を保っていることを確認するために、理事会議事録は記録を提供します。
それらがなければ、IRSまたは州の機関は、事業の税務ステータスを無効にすることができます。 それを示していない企業は、所有者とは別の事業体として行動しており、困難な税務状況を作り出すことができます。
メンバーの時間を無駄にする長年の無益な理事会から、役員が義務を果たし、保護されることを確実にすることと、間に合うように努力することのバランスが取れています。
この記事では、このバランスを取り上げます。
今会議の議事録を取る理由について議論したところで、企業が間違いを犯すいくつかのミスと、それを修正する方法についてのいくつかの考えがあります。
会議前にアジェンダを作成および配布しない
取締役会で企業が行ったもう一つの大きな間違いは、会議の前に議題を設定し、会議の前に議題や関連文書を配布しないことです。 アジェンダには、アジェンダごとの各項目の具体的な時間を含める必要があります。 具体的なアジェンダを持つだけでなく、会議をよりスムーズに行えるようになるだけでなく、議事録（議事録を読んでいる誰でも）が議題の各項目の相対的な重要性を認識できるようになります。
それが重要で緊急の場合、何かが議題に上ることができないということを意味するのではなく、投票によって議題に議題を追加することができます。 そして緊急のことは、理事会ではなく役員によって処理されるべきである。
理事会会議議事録の重要な部分が欠けている
理事会議事録のテンプレートには、
- ザ 会議の日付、時刻、および場所
- アジェンダ上の特定のアイテムに割り当てられた開始時間と終了時間、および時間
- 役員会の種類 - 定期、特別、 年次 （すべての州で企業に年次総会が必要です）
- 取締役、ゲスト、スタッフ、および取締役が存在しなかった人には、誰がいたのですか。 遅れて来る人や早く出る人の名前には注意する必要があります。
- 定足数が存在するかどうかを指定します。 定足数は、通常、 法令で定められています。 定足数要件は、通常、メンバーの半分以上です。 （例えば、9人の委員会の場合は、定員会には5人のメンバーが参加しなければなりません）。
- プレゼンテーションが委員会または他の人によって行われる場合は、プレゼンターの名前とタイトルを記入してください。
あまりにも細かい議事録
おそらく、最も大きな間違いのボードは、議論（時には議論）やプロセスに関する詳細な情報を要求することでしょう。 会議は、議論の中で誰が何を言ったのではなく、決定の結果を反映すべきである。 あなたのボードが、新しい製品ラインを販売する動きに投票しているとしましょう。
ミーティングの議事録には、「新たなスパイスラインを追加するモーションモーションが開始され承認されたので、反対意見があります」と言わなければなりません。 グループにディスカッションがある場合は、ディスカッションの長さを記録して要約する必要がありますが、ディスカッションについて詳しく説明する必要はありません。
十分ではない分
もう一方の端では、情報を提供し、メンバーを困らせないようにするには、数分で十分ではありません。 決定が満場一致でなかった場合は、取締役会メンバーが反対意見を述べ、棄権した記録（棄権が潜在的な利益相反のためであったかどうかを記録する）。
あなたはすべての議論の吹き飛ばしを記録する必要はありませんが、誰が何を言っているのでしょうか。 しかし議論の精神を反映するのに十分な情報が分にあるはずです。
理事会は長すぎます
誰も長い会議は好きではありませんが、会議や議事録を短縮する方法はいくつかあります。 同意の議題を作成することによって、理事会の会合時間を節約することができます。 基本的に、このアジェンダは、議論なしにすばやく処理できる問題のリストです。 このリストには、前回の議事録からの議事録、財務諸表、委員会またはCEOからの報告書が含まれる場合があります。
同意書のアジェンダ、報告書およびその他の情報は、会議の前に配布して、会員が読むことができるようにする必要があります。 そして、会議では、同意の議題は会議のプロセスの一部です。 取締役会のメンバーは、同意案に関する質問や懸念を提起することができますが、問題がなければ、同意案全体を一度に投票することができます。
間違ったタイプの決定
コーポレート・ボードは、全体的な政策決定を行います。 日々の意思決定は、そのポリシーに基づいて企業の役員によって行われます。 ボードが過ぎ去って経営陣に残された決断を下すこともあります。
議事録を承認しない
取締役会の喧騒で、議事録を忘れることは魅力的です。 しかし、議事録が会議の手紙と精神の両方を正しく反映していることを確認することが重要です。 議事録は承認されるまで「草案」とみなされます。
ミーティングの記録を保持しない
あなたの会社のための良い分を維持するためにあなたが行くすべてのトラブルの後、あなたの企業の会議議事録をどこか安全でアクセスしやすい場所に保つことを忘れないでください。 企業のレコード帳や「クラウド内で」パスワード保護されたファイルに分を保存するプロセスを設定します。
企業秘書役の役割を認めることを忘れる
法人の分に関する業務の大部分は、企業秘書の領域に入っています。 良い企業秘書であることは芸術であり、これらの個人はしばしば十分に認められていません。 この人に定期的に「ありがとう」と言ってください。
取締役会の顧問弁護士を含まない
この記事の情報は、税金や法的助言を目的としたものではなく、作者は弁護士ではありません。 法人が民間であろうと公的であろうと（公的に取引された株式であろうと）、会社の議事録を取る方法について弁護士に相談し、重要な理事会に出席してあなたとあなたの役員が保護されていることを確認する必要があります。